اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة للصناعات الحرفية 7/9/2011
7 سبتمبر، 2011
المعرض الوثائقي الثاني
19 نوفمبر، 2011
اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة التجارة والصناعة 18/9/2011
18 سبتمبر، 2011

اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة التجارة والصناعة 18/9/2011

 

اعتمد معالي الشيخ سعد بن محمد المرضوف السعدي وزير التجارة والصناعة الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والذي تم من خلاله اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد إجازة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، و الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات وما يتعلق بجداولها ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة تقوم  بإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها ،حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها. وفي تصريح لمعالي الشيخ سعد بن محمد المرضوف السعدي  وزير التجارة والصناعة حول اعتماد هذا النظام، قال: ” إيمانا من وزارة التجارة والصناعة بأهمية تنظيم وإدارة وثائقها بما يسهم في تنظيم مجريات العمل اليومي للوثائق المتداولة في مكاتب العمل وحفظ الوثائق التي انتهت الإدارة من استخدامها وفق قواعد الحفظ السليم للرجوع إليها لأغراض التخطيط والمراجعة لمسيرة العمل في الوزارة، وفي هذا الصدد فإن الوزارة وبالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تعمل على تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات وبموجب ذلك تشكلت اللجنة الرئيسية وفرق العمل بالتعاون مع المختصين في الهيئة ودائرة الوثائق بالوزارة ، فقد انجز هذا العمل وفق منهجية عمل واضحة وباعتماد هذا النظام ستقوم الوزارة بالتعاون مع الهيئة لتطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة ولهذا نتوجه بالشكر إلى جميع المعنيين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على الجهد المبذول لتحقيق الأهداف والغايات المنشودة لتطبيق قانون الوثائق والمحفوظات ولحفظ الذاكرة الوطنية لهذا الوطن العزيز “. وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء للوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالوزارة، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع. وعلى هذا الأساس يُمكِّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت وزارة التجارة والصناعة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالوزارة بالتنسيق مع المختصين بالهيئة القيام بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق. ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. وباعتماد هذا النظام بوزارة التجارة والصناعة يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة ومتقدمة، وقريبا سيتم اعتماد النظام بجهات حكومية أخرى حيث أن نظام إدارة وثائقها جاهزة وتمت مراجعتها بشكل نهائي.