اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة النفط والغاز 26/12/2011

 

اعتمد معالي الدكتور محمد بن حمد الرمحي وزير النفط والغاز نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والذي تم من خلاله اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها ،حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها. وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالوزارة، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع. وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت وزارة النفط والغاز بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة  بتدريب المعنيين على طرق تطبيق أدوات نظام إدارة الوثائق. ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. وحول الموضوع قال الفاضل عبدالمحسن بن سعيد الهنائي المدير العام بالمديرية العامة لتنظيم الوثائق “يأتي توقيع نظام إدارة الوثائق الخصوصية لوزارة النفط والغاز إيمانا من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للمضي قدما في هذا المجال مع الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، في بناءنظام عصري لإدارة الوثائق، حيث إن هذا النظام سوف يساعد الوزارة على إدارة وثائقها منذ النشأة في مكاتب العملاء  لىمصيرها النهائي إما بالحفظ الدائم في الهيئة للذاكرة الوطنية أو الإتلاف ويتم تحديد ذلك مسبقا ضمن جداول مدد الاستبقاء التي تم اعتمادها ضمن هذا النظام، وسيكون هناك أيضا انتقاء لهذه الوثائق وهي التي ستكون جزء من الذاكرة الوطنية كما أنها ستستخدم بغرض البحث العلمي والتاريخي. وفيما يتعلق بالإجراءات اللاحقة ستتولى دائرة الوثائق بالوزارة عملية الإشراف على تنفيذ هذا النظام مع مختلف التقسيمات التنظيمية بالوزارة وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الهيئة وبالتنسيق مع دائرة الوثائق بالوزارة على تدريب المختصين حول كيفية تطبيق مختلف أدوات النظام ويشمل التصنيف وجداول مدد الاستبقاء بما يسهل الوصول الى الوثيقة أو الملف بسهوله ويسر بالإضافة إلى آليات التحويل من مكاتب العمل إلى الحفظ الوسيط أو الترحيل إلى الهيئة”. وباعتماد هذا النظام بوزارة النفط و الغاز يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.