تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق

وزارة الخارجية تعتمد نظام إدارة الوثائق الخصوصية

 

اعتمد كل من معالي يوسف بن علوي بن عبدالله الوزير المسؤول عن الشؤون الخارجية وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية لوزارة الخارجية، حيث اعتمدا جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بوزارة الخارجية بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية لوزارة الخارجية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

ويطبق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الهيئة بإنشاء دائرة أمن الوثائق بوزارة الخارجية، بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات.

وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق، ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات. الجدير بالذكر بأن عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن (44) جهة حكومية.

الضوياني: رفع الوعي العام وتطويره

وحول الاعتماد قدم سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، شكره الجزيل والتقدير العظيم لمعالي يوسف بن علوي بن عبدالله الموقر الوزير المسؤول عن الشؤون الخارجية، ومعالي السيد بدر بن حمد البوسعيدي الموقر الأمين العام لوزارة الخارجية، وسعادة محمد بن يوسف الزرافي وكيل وزارة الخارجية للشؤون الإدارية والمالية، وسعاة الدكتور السفير محمد بن عوض الحسان المكلف بأعمال وكيل وزارة الخارجية للشؤون الدبلوماسية، إجلالاً لما قدموه من دعم صادق وتوجيه سديد نحو بناء وأعداد نظام إدارة الوثائق بالوزارة الموقرة، وقال الضوياني يتوجب علينا الإشادة والتقدير لسعادة الأخ السفير الدكتور محمد بن عوض الحسان المكلف بأعمال وكيل الوزارة للشؤون الدبلوماسية رئيس اللجنة ولدائرة الوثائق وأعضائها فكان لدورهم وتواصلهم المستمر ولقاءاتهم الدائمة مع المختصين بالهيئة له الأثر الأكبر في إنجاز العمل والتوصل إلى الصيغة المتكاملة الشاملة المدققة لنظام يستجيب لمتطلبات العمل وما سيقتضيه في المرحلة القادمة من ضرورة التطبيق والمتابعة تحقيقاً للأهداف المرجوة والغايات المنشودة من اعداده لغرض تسيير العمل الإداري وسهولة استرجاع الوثائق المتداولة في سائر التقسيمات فضلاً عن الانتقاء المنظم لمصادر الذاكرة الوطنية ولا يتأتى ذلك إلا بتنظيم وثائقي يواكب ما نشهده اليوم من تطور سريع في حجم المعلومات التي نتعامل معها لتسيير أمور الدولة والمجتمع.

وأضاف سعادة الدكتور رئيس الهيئة بانه يتعين الحفاظ على بعض الوثائق لقيمتها التاريخية والبحث العلمي والابداع الفكري ولهذا فالوثائق تشكل ضرورة لمعرفة مسار حياة المجتمع وتعامله في التحركات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والثقافية وتعمل على تقوية وتنمية الوظيفة التاريخية لأهميتها في بناء العلاقة مع المستقبل مما يتوجب التخطيط نحو إعادة تأسيسها في وعينا وبنائها في فكرنا لتتمكن المؤسسات من تحقيق مآرب المجتمع وتطلعاته وآفاقه من خلال رفع الوعي العام وتطويره وتنمية التفكير العلمي والمساهمة في إذكاء روح البحث وتلبية متطلبات الخطط وخلق جيل قوي في بنيته الفكرية والعلمية والعملية يعتز بوطنه وتراثه ويحافظ على منجزاته التي ستمكن الأجيال القادمة من قراءة متكاملة لما تحقق من تقدم وازدهار في بلدنا العزيز بفضل ما يتجمع لدى الهيئة من رصيد وثائقي يحفظ انجازات الوزارات وهيئات الدولة لتبقى حية في الذاكرة الوطنية وذاكرة المجتمع سائلاً المولى جلت قدرته أن يوفقكم ويوفقنا جميعاً لما فيه خير خدمة بلدنا العزيز عُمان في ظل مسيرة البناء والتطور والنهضة الشاملة بقيادة مولانا جلالة السلطان قابوس المعظم حفظه الله ورعاه. ومرة أخرى أكرر شكرنا وعظيم تقديرنا لمقام معاليكم الكريم على تشريفنا بالتكرم لاعتماد هذ النظام الذي حظى برعايتكم واهتمامكم وسيظل كذلك بفضل الوعي المستنير والرأي السديد والجهد الكبير من جميع المسؤولين في هذه الوزارة الموقرة. والشكر والتقدير إلى زملائي في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الذين سيعملون معاً مع اخوانهم في دائرة الوثائق بالوزارة.