دورة تدريبية في نظام الوثائق المشتركة لشركة حيا للمياه
2 مايو، 2016اعتماد نظام إدارة الوثائق بهيئة تنظيم الاتصالات
8 مايو، 2016تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق
هيئة تنظيم الاتصالات تعتمد نظام ادارة الوثائق الخصوصية
اعتمد كل من سعادة الدكتور حمد بن سالم الرواحي الرئيس التنفيذي لهيئة تنظيم الاتصالات، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة لتنظيم الاتصالات اليوم، حيث اعتمدا جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بهيئة تنظيم الاتصالات بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة، تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بهيئة تنظيم الاتصالات، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويطبق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الهيئة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات.
وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق، ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.
وحول الاعتماد قال سعادة الدكتور حمد بن سالم الرواحي رئيس هيئة تنظيم الاتصالات بأن الهيئة حريصة على أن تكون في مصاف المؤسسات الحكومية السباقة في تطبيق نظام الوثائق سواء المشتركة أو الخصوصية ويأتي ذلك توافقا مع المنظومة التي تعمل عليها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الهادفة الى تطبيق المنظومة لجميع المؤسسات الحكومية، كما اوضح سعادته أن اعتماد نظام تصنيف الوثائق بالهيئة سيعمل على تحقيق ضمان السرعة والكفاءة في الاستدلال على الوثائق بالإضافة إلى مساهمته في استمرارية العمل الإداري وذلك بوضع نظام تصنيف ثابت وموحد، كذلك تيسير حفظ الوثائق وحمايتها وضمان مصادر حقوق الأشخاص والمجموعات، وأضاف سعادته بأن تطبيق النظام بهيئة تنظيم الاتصالات سيساعد على تنظيم الوثائق والملفات بالطريقة العصرية المعتمدة، وذلك بعد إكمال الهيئة نظام الوثائق المشتركة والخصوصية والتي مهدت الطريق إلى اعتماد النظام وأشار إن هذا النظام سيشمل جميع الوحدات والأقسام بالهيئة كما أن فريق العمل المشترك بين الهيئتين سيعمل على إعداد البرنامج التطبيقي في سائر إدارات الهيئة بما يضمن جودة العمل في جميع الجوانب، ليكون بذلك نظاما عصريا يسهل تداوله في التقسيمات المعنية في فترة زمنية بسيطة دون الحاجة إلى جهد.
من جانبه أشاد سعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون والانجاز الذي حققه نظام ادارة الوثائق من قبل كافة المسؤولين في هيئة تنظيم الاتصالات وعلى رأسها سعادة الدكتور رئيس الهيئة، وقال سعادته ان الهيئة سوف تدخل مرحلة جديدة في ما يتعلق بتنظيم الوثائق الخصوصية لهيئة تنظيم الاتصالات بأصدر قرار لتطبيق هذا النظام خلال الفترة القادمة حيث انها انجزت تطبيق نظام الوثائق المشتركة خلال المرحلة الماضية وحاليًا هناك تكامل بين النظامين نظام الوثائق المشتركة، ونظام الوثائق الخصوصية، مضيفًا ان عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن (38) جهة حكومية.
وأوضح سعادته ان هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بدأت العمل مع الشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة فيها بأكثر من (25) بالمائة حيث تم عقد اجتماع لهذا الغرض مع الرؤساء التنفيذيين لهذه المؤسسات وبدأت تلك الجهات الشروع في اعداد تنظيم هيكلي لاستحداث دوائر واقسام خاصة بالوثائق بعد ذلك يتم رفد هذه الجهات بالمختصين في مجال الوثائق والمحفوظات ويتم الشروع في تطبيق هذا النظام.