اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمكتب وزير الدولة ومحافظ مسقط 12/6/2011

 

اعتمد معالي السيد سعود بن هلال بن حمد البوسعيدي الموقر وزير الدولة ومحافظ مسقط الأدوات الإجرائية لإدارة الوثائق الخصوصية بالمحافظة وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والذي تم من خلاله اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها ،حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بمحافظة مسقط بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالمحافظة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها. وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق وتسجيلها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها،كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع. وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي وفي هذا الصدد قامت محافظة مسقط بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات المحافظة.

وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالمحافظة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة  بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق. ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق و الملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. وباعتماد هذا النظام بمحافظة مسقط يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة ومتقدمة، وقريبا سيتم اعتماد النظام بجهات حكومية أخرى حيث أن نظام إدارة وثائقها جاهزة وتمت مراجعتها بشكل نهائي كوزارة التربية والتعليم، أما بالنسبة للأدوات الإجرائية  لنظام إدارة الوثائق الخصوصية لمحافظة مسقط فإنها تشمل على جداول مدد استبقاء الوثائق و نظام تصنيفها، وتخص هذه الأدوات الملفات والوثائق الخصوصية التي تنشئها أو تتحصل عليها التقسيمات الإدارية التخصصية للمحافظة أثناء القيام بأنشطتها، والموزعة بين ديوانها العام من ناحية والولايات التابعة لها من ناحية أخرى