اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة للصناعات الحرفية 7/9/2011
قالت معالي الشيخة رئيسة الهيئة العامة للصناعات الحرفية في تصريح لها عقب اعتماد الأدوات الإجرائية إن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة للصناعات الحرفية يعد خطوة مهمة لإيجاد نظام إلكتروني للوثائق والمحفوظات مما يسهل الوصول الى البيانات والوثائق وحفظ الوثائق الخاصة بالهيئة بشكل دقيق . وبينت أن نظام إدارة الوثائق الخصوصية يتصف بالشمولية والدقة وقابلية التمدد بما يخدم الإنتاجية في العمل بالهيئة موضحة أن الوصول إلى مرحلة اعتماد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جاء نتاج تضافر الجهود من قبل جميع العاملين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وأعضاء لجنة الوثائق والمحفوظات بالهيئة العامة للصناعات الحرفية . وأشارت معالي الشيخة عائشة بنت خلفان السيابية رئيسة الهيئة العامة للصناعات الحرفية إلى أن اللجنة قامت بتصنيف الوثائق الموجودة بالهيئة العامة للصناعات الحرفية وتقسيماتها الرئيسية المتمثلة بالرعاية والتدريب والتطوير الحرفي والتسويق والمعارض والاستثمار الحرفي وصولا إلي التقسيمات الفرعية كسندات الصرف ودعم الحرفيين بالسلطنة والموارد البشرية . وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالهيئة العامة للصناعات الحرفية . وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري حديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض بهدف تمييزها وتيسير الرجوع إليها. كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. الجدير بالذكر انه سيتم اعتماد النظام مع عدد من الوزارات الحكومية في المرحلة المقبلة.