وقعت اللجنة العُمانية لحقوق الإنسان ممثلةً بالمكرم الشيخ عبدالله بن شوين الحوسني رئيس اللجنة مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مُمثلةً بسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة على اعتماد نظام تصنيف وجدولة مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وذلك صباح الثلاثاء 9 أبريل 2019م بمقر اللجنة.
وقد مر نظام التصنيف المُعتمد بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على الجداول الخاصة باللجنة ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذاً لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم ( 60 /2007)، وقد قامت فرق العمل التابعة للجنة خلال الفترة الماضية بالتنسيق مع المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتبادل الزيارات الميدانية بين الجانبين، ومتابعة التقسيمات الإدارية الخاصة باللجنة، وإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية المتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري حديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في مُعالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها، وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ سيعمل قسم الوثائق باللجنة العُمانية لحقوق الإنسان، وبالتنسيق مع المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تدريب مُوظفي اللجنة على طرق تطبيق أدوات نظام إدارة الوثائق. الجدير بالذكر أن عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن 59 جهة.