هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تختتم الحلقة التدريبية لشرح
دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية
اختتمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الحلقة التدريبية لشرح “دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ” والتي أقيمت بمعهد العلوم الإسلامية بجامع السلطان قابوس الأكبر والتي استمرت على مدار خمسة أيام، استهدفت الحلقة التدريبية الجهات الحكومية الداخلة في المرحلة الثانية من مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث شارك في الحلقة اكثر من 140 موظف يمثلون 43 جهة حكومية مختلفة من تخصصي تقنية المعلومات وإدارة الوثائق.
هدفت الدورة التدريبية الى شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وشرح مفاهيم واساسيات إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث تنوعت المواضيع المطروحة على مدار الأيام الخمسة للدورة تم التطرق من خلال الدورة الى اساسيات ومفاهيم إدارة الوثائق ونظام التصنيف وطرق التعامل معه والمفاهيم المرتبطة بنظام التصنيف، اضافة الى إدارة الوثائق الإلكترونية والتطرق الى الأساسيات والمفاهيم وأفضل الممارسات في هذا المجال، الى جانب المتطلبات الأساسية التي لابد ان تتوفر في أنظمة إدارة الوثائق وأنظمة إدارة المراسلات وبعض التفاصيل التي تخص موضوع رقمنة الوثائق الورقية وأفضل الممارسات في هذا الجانب، كما وشملت الحلقة الى بعض التفاصيل الفنية التي تخص الجانب الأمني والتوقيع الإلكتروني وارتباطه بموضوع إدارة الوثائق الإلكترونية.
إرساء نظام وطني
وحول الحلقة التدريبية قالت وفاء بنت محمد الكندي رئيسة قسم البريد والوثائق بكلية العلوم التطبيقية بعبري واحدى المشاركات بالحلقة، تعتبر الحلقة من المبادرات الجيدة التي تقوم عليها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أجل إرساء نظام وطني لإدارة المستندات والوثائق والإلكترونية ومن أجل تسهيل عمل المؤسسات الحكومية بالسلطنة، وتتمثل الفائدة فيها في توضيح المتطلبات الأساسية من أجل تطبيق نظام EDRMS وشرح دليل الإجراءات الوطني، كما وتعد إضافة لي لتوسيع المدارك كوني طالبة ماجستير أعداد دراسة حول مدى جاهزية المؤسسات الحكومية بسلطنة عمان لاستخدام نظام EDRMS ومدى توافق الأنظمة الإلكترونية بالسلطنة مع المعاير والأدلة الوطني.
من جانب اخر قالت نوال بنت عزيز الدرمكية نائبة مدير دائرة تقنية المعلومات بالندب بمؤسسة عمان للصحافة والنشر والإعلان، واحدى المشاركات بالحلقة، اقدم شكري الجزيل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على دعمها المتواصل للجهات الحكومية من أجل رفع مستوى الوعي لعملية إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث تعد الحلقة التدريبية لها دور في زيادة مفهوم العاملين في قطاع المستندات والوثائق وكيفية تصنيفها ومدد الاستبقاء وغيرها من المواضيع ذات الصلة، بالإضافة الى معرفة الجوانب الفنية والتقنية الواجب استخدامها عند إعداد البرامج اللازمة في إدارة الوثائق.
زيادة الكفاءة
فيما قال نصير البريدعي رئيس قسم تنظيم الوثائق بوزارة البيئة والشؤون المناخية واحد المشاركين بالحلقة، يعد مشروع نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية من أهم المشاريع التي تعمل عليه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لتحقيق الهدف الأساسي من حيث زيادة كفاءة الجهات الحكومية في إدارتها للوثائق الحكومية وفي تقديم الخدمات لأفراد المجتمع من خلال تقنية المعلومات، وتأتي الاستفادة من الحلقة من حيث تمكين العاملين في قطاع المستندات والوثائق التعرف على نظام إدارتها من حيث الأنشاء والاستلام والتسجيل والمداولة، الى جانب التعرف على نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها، والتعرف على المصير النهائي وأنظمة إدارة العمليات والمراسلات والبيانات الوصفية، اضافة الى أمن وضوابط الدخول والتوقيع الإلكتروني.
تغير السياسات القديمة
واضاف محمود المقبالي رئيس قسم تنظيم الوثائق بوزارة الشؤون القانونية ومشاركاً بالحلقة، تعد الحلقة خطوة جيدة نحو التحول الإلكتروني في مجال إدارة المستندات والوثائق على حسب ما تشرف عليه هيئة الوثائق والمحفوظات وذلك من خلال توجيه المؤسسات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات على اقتناء منظومات إلكترونية مناسبة لإدارة المستندات والوثائق في الجهات الحكومية بما يكفل حفظها، فهناك تحديات كبيرة تواجه المؤسسات المختلفة في كيفية الإدارة الأمنه لمستنداتها ووثائقها بما يضمن عدم المساس بها، وعلى حسب توجيهات مجلس الوزراء اتاء العمل بتكليف هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وبالتنسيق مع هيئة تقنية المعلومات بالعمل المشترك في هذا المجال من اجل ارساء نظام عصري يكفل ادارة المستندات والوثائق المختلفة ويكفل امنها وعملية ادارتها، وتأتي هذه الحلقة لشرح دليل الإجراءات الوطنية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية شاملة على كل ما هو معني بذلك العمل وأضاف المقبالي فنحن كموظفين في دوائر الوثائق بالوزارات المختلفة مطالبين المضي قدماً بتطبيق كل ما تم تناوله بالحلقة التدريبية، وتغير السياسات القديمة التقليدية، والعمل تحت منظومة إلكترونية حديثة لإدارة الوثائق مهما كانت أنواعها، فهذا من شأنه ان يسهل عمل المؤسسات، الى جانب سرعة إنجاز الاعمال وتقليل الجهد والتكاليف ومرونة الأعمال الإدارية في جميع المؤسسات الحكومية، وعلى الجميع التكاتف مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية من أجل ارساء هذا النظام العصري.