هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم اللقاء التعريفي حول
إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمجلس المناقصات
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفياً بمجلس المناقصات صباح اليوم حول منهجية اعداد نظام ادارة الوثائق الخصوصية، وذلك تحت رعاية كل من معالي الدكتور رشيد بن الصافي الحريبي رئيس مجلس المناقصات، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وعدد من مدراء الدوائر ورؤساء الاقسام من الجانبين. بداية رحب معاليه بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدرا الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحول ايجابي كبير في سير العمل، كما ابدا استعداد المجلس التام للتعاون مع الهيئة فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلعا إلى اعتمام النظام بالمجلس لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق. من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، واضاف بأنه من الجدير أن نولي الوثائق جل اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع لما تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطلع عليها الأجيال القادمة الى جانب تطرقه الى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
بعدها قدم اسحاق بن يعقوب الصقري مدير الجودة بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه الى خطة العمل في اعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في اعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية الى جانب القيام بعملية التكشيف بعد ان تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة اضافة الى اعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وادارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض اعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي اما الأتلاف او الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الادوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي مجلس المناقصات على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.
وقد تم التركيز على اَلية نظام التصنيف وفتح الملفات بما يتناسب مع الموضوع والرموز الخاصة بكل موضوع، وتحديد قواعد الحفظ المناسبة بما يتناسب بناء ً على جداول مدد الاستبقاء، إضافة الى عرض وتوضيح اهم الأنشطة التي تقوم بها الهيئة لصالح موظفي الجهات الحكومية فيما يتعلق بالتدريب على استخدام النظام، كما تم الحديث عن معمل الإتلاف الاَلي الذي سيتم العمل به خلال الأشهر القادمة، حيث سيعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفاً للإتلاف بحيث يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة، مع الأخذ بعين الاعتبار مبدأ الأمن والسلامة.
الى جانب عرض تفاصيل الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة والتي تهدف الى انقاذ الوثائق من التلف والضياع، وكذلك تحديد ما يهم الذاكرة الوطنية وايضاً إتلاف ما هو مخصص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة الى توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
فيما قام بعد ذلك هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة بتقديم عرض توضيحي حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، تطرق العرض الى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية منها استعراض المفاهيم الأساسية الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بالإضافة الى استعراض موجز لتاريخ المشروع، مند انطلاقه في عام ٢٠١٣ م وحتى اليوم، كذلك تناول العرض عدة مواضيع تخص موضوع إدارة الوثائق الإلكترونية والأنظمة المتخصصة في هذا المجال، حيث تم استعراض الخصائص الرئيسية المتعلقة بأي نظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، والتي لابد أن تتعرض في أي نظام ليصنف كنظام لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية مثل نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء والبيانات الوصفية وإجراءات الإتلاف والترحيل وإدارة الملفات، بالإضافة الى الحديث عن الفروقات بين الأنواع المختلفة من الأنظمة المتواجدة في السوق المحلي مثل أنظمة إدارة المراسلات، أنظمة إدارة المستندات وأنظمة إدارة الوثائق، والفروقات بين هذه الأنظمة من حيث نطاق عملها والخصائص التي توفرها لضمان اقتناء النظام المناسب والذي يتوافق مع المعايير والمتطلبات الموضوعة في هذا الجانب .
كما تناول العرض بعض النقاط المهمة المتعلقة بالجانب الأمني والخصائص التي سيوفرها النظام لحماية الوثائق من الناحية الأمنية وضمان عدم وقوعها في الايدي الخطأ او وصولها لمن لا يملك صلاحية الاطلاع عليها، كتصنيفات درجات السرية للوثيقة، وصلاحيات المستخدمين ومسار التتبع وغيرها من الخصائص التي تعمل على توفير حماية متكاملة للوثائق في النظام، تلى ذلك استعراض الخدمات والدعم الفني التي توفرها الهيئة للجهات الحكومية في مجال إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
الجدير بالذكر بأن الهيئة انجزت قرابة 38 جهة حكومية من حيث اعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الان على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام، كما ان الهيئة تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامت اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.