المجلس العماني للاختصاصات الطبية
يعتمد المنظومة العصرية لإدارة الوثائق والمحفوظات
بمتابعة ودعم فني من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
اعتمد سعادة الدكتور هلال بن علي السبتي الرئيس التنفيذي لمجلس الاختصاصات الطبية نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمجلس، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، اعتمد من خلالها جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسئولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالمجلس بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
و صرح سعادة الدكتور هلال بن علي السبتي، الرئيس التنفيذي للمجلس العماني للاختصاصات الطبية: “يأتي اعتماد نظام التصنيف وجدول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية كخطوة مهمة في المجلس العماني للاختصاصات الطبية تهدف إلى تحسين جودة العمل الإداري الذي يرفد بدوره العمل الأكاديمي المتمثل في تأهيل الأطباء المتخصصين وهو الأهم بالنسبة للمجلس.
كما أضاف سعادته: جاء وضع نظام التصنيف وجداول استبقاء الوثائق الخصوصية في المجلس العماني للاختصاصات الطبية على مراحل تم فيها إعداد أدوات عمل الوثائق. وتشمل تلك المراحل إعداد القائمة الأسمية لجميع الوثائق الخصوصية في مكاتب العمل بالمجلس. تبعتها عملية فرز القائمة الأسمية وتقسيم عناوين الوثائق وظيفيا إلى وظائف رئيسية. من ثم منح أرقام تصنيف للوظائف الفرعية وأقسامها الرئيسية والفرعية. تلتها مرحلة إعداد جداول مدد الاستبقاء للوثائق وتحديد مدد بقاء الوثيقة في مراحلها العمرية المختلفة (الفترة الجارية والفترة الوسيطة)، وتحديد مصيرها النهائي الذي يتمثل إما في الإتلاف أو الترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ومنح رقم قاعدة الحفظ لكل الوثائق.
كما قال سعادته: نثمن الجهود التي تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حيث جاء اعتماد نظام التصنيف في مرحلة مهمة جدا من مراحل عمر المجلس العماني للاختصاصات الطبية لتوثيق جميع المحفوظات واعتماد طرق ووسائل تثبيتها. وفي هذه المرحلة نحتاج للنظر إلى ما قمنا به في السابق وإلى ما سنقوم به في المرحلة القادمة، للإسهام في توفير المعلومات وثوثيقها بطريقة علمية سلسة يمكن الرجوع إليها وإمكانية استخدامها في أي وقت سواء كانت وثائق بحثية أو تأريخيه.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالمجلس العماني للاختصاصات الطبية، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد سعى المجلس العماني للاختصاصات الطبية إلى تحقيق رؤية الحكومة السديدة فيما يتعلق بتنظيم وحفظ الوثائق والمحفوظات وتمثل ذلك في إنشاء دائرة للوثائق وتتبع الرئيس التنفيذي مباشرة، حيث تعمل دائرة الوثائق والمحفوظات بالمجلس العماني على تنفيذ متطلبات نظام التصنيف الذي أقرته هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك بنشر الوعي بين موظفي المجلس وتنظيم حلقات عمل لتعريفهم بنظام التصنيف ومراحل وأهدافه والطرق الأمثل لتطبيقه، كما تقوم دائرة الوثائق والمحفوظات بمتابعة سير عملية نظام التصنيف ودعم ومساعدة جميع الأقسام فيما يتعلق بتنظيم الوثائق، ومن أهم ما تقدمه دائرة الوثائق بالمجلس العماني للاختصاصات الطبية حتى الآن تنفيذ عدد من الورش التعريفية بنظام التصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة للأقسام التي يشملها النظام وتدريبهم على العمل بها واستخدام الملفات والحافظات الجديدة والمخصصة لتنظيم وحفظ الوثائق، كما سعت الدائرة إلى تخصيص مخزن للحفظ الوسيط وتوفير الظروف الجيدة للحفظ ، و تتابع عدد من الأقسام لتحويل الوثائق التي انتهى العمل بها كوثائق جارية إلى مخزن الحفظ، وتعمل الدائرة حاليا بالتعاون مع دائرة تقنية المعلومات بالمجلس وبالتنسيق مع هيئة الوثائق المحفوظات الوطنية على إرساء النظام الالكتروني لحفظ الوثائق والمستندات لاستخدامه في دوائر المجلس، وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة بالمجلس وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.
وباعتماد هذا النظام يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في اطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.