إرساء نظام عصري متكامل لإدارة الوثائق في السلطنة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تشرف على سير عمل فرز الوثائق العامة بالجهات المعنيةتهدف إلى انتقاء الوثائق المهمة لتاريخ البلاد

 

تقود هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة المتجمعة بالوحدات الحكومية والتي تمثل السلطنة في مختلف الحقب الزمنية، وهي تتجه في مرحلة أولى إلى الوحدات الحكومية التي أعدت النظام الجديد لإدارة وثائقها وتولت وضعه حيز التنفيذ، وتقدم الهيئة المساعدة الفنية للوحدات الحكومية في تطبيق هذه الخطة، وتبعا لحجم الوثائق المجمعة منذ عشرات السنين قد يتواصل تطبيق الخطة مدة من الزمن.

وابتدأت الهيئة بعمل حلقات تعريفية لشرح منهجية الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالوحدات الحكومية في وقت سابق، حيث تقوم في الوقت الحالي ممثلة بالفريق المشرف على خطة الفرز الوطنية بزيارة للجهات الحكومية الخاضعة لمشروع الفرز كمرحلة أولى، وذلك للوقوف على آخر الإجراءات التنظيمية المتعلقة بمشروع الفرز والأعمال الفنية التي تمت بشأن ذلك وتوجيه فرق عمل الفرز بالجهات نحو الأساليب والآليات السليمة للتعامل مع الوثائق والملفات أثناء فرزها، وبحث ومناقشة الإشكاليات والمعوقات التي تواجه فرق عمل الفرز، حيث أن الهدف الأساسي من خطة فرز الوثائق المجمعة بالوحدات الحكومية هو انتقاء ما يصلح منها للحفظ الدائم باعتباره مصدرا للبحوث والدراسات وجزء من التراث الوطني لذا، تتوج أعمال الفرز بترحيل هذه الوثائق إلى الهيئة وإتلاف الوثائق الباقية وكل ذلك وفقا لأحكام قانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية.

حيث ذكر حمد بن علي السعدي، المدير المساعد لشؤون المتابعة الفنية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمشرف الفني على عملية الفرز بوزارة التعليم العالي بأن الهيئة أعدت خطة متكاملة ومنهجية عمل لمشروع الفرز والتي تضمنت كمرحلة أولى 9 جهات حكومية، حيث يأتي أهمية هذا المشروع في كونه يعمل على تنقية وضع الوثائق التي تكدست وحفظت بشكل عشوائي وبالتالي التخلص من الوثائق التي حان موعد إتلافها حسب جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية أو المشتركة. كما تكمن أهمية المشروع في تحديد الوثائق المهمة لذاكرة الدولة والتي تعبر عن إنجازات عصر النهضة المباركة وبالتالي ترحيلها لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لإتاحتها بعد ذلك للباحثين والدارسين وعموم المواطنين.

من جانبه ذكر منذر بن منصور  الوهيبي، مدير دائرة الوثائق بوزارة التعليم العالي ورئيس فريق عمل الفرز بالوزارة بأن وزارة التعليم العالي قامت بإنشاء لجنة المتابعة الرئيسة لخطة فرز الوثائق وأيضا عملت على تشكيل فريق عمل من مختلف التقسيمات الإدارية بالوزارة ضم (47) موظف لفرز الوثائق  . حيث قامت دائرة الوثائق على إعداد خطة زمنية لعلمية الفرز تم على أثرها توفير كافة المستلزمات المادية والعينية التي يحتاجها فريق العمل. وقد باشر فريق العمل فعليا عملية الفرز بتاريخ في سبتمبر الماضي حيث تم جلب ملفات ووثائق المديرية العامة للشؤون الإدارية والمالية والعمل على ترتيبها وفرزها وعزل ما هو مقرر للإتلاف وفق جداول مدد استبقاء الوثائق المعتمدة. إذ بلغ إجمالي عدد الملفات والوثائق التي تم التعامل معها منذ بداية الفرز وحتى الآن حوالي 3108 ملف ، وعلى ضوء الخطة الزمنية سوف ينهي الفريق فرز ملفات ووثائق المديرية العامة للشؤون الإدارية والمالية نهاية الأسبوع المقبل ومن ثم الانتقال إلى ملفات ووثائق المديرية العامة للبعثات .