أهمية الوثيقة والمخطوطة
رغم التطور والتقدم الحاصل في مختلف بلدان العالم، إلا أن الوثيقة والمخطوطة التاريخية ظلت ولا تزال مصدرا أساسيا للمعلومات التي ترتكز عليها الدراسات والبحوث العلمية المختلفة، وكما هو معهود بأن الشعوب والأمم التي تولي وثائقها وتراثها الإنساني أهمية كبيرة هي أمة فعاله وحاضرة على مر العصور، لما للوثائق والمخطوطات من أهمية كبيرة، حيث تعتبر الزاد الحقيقي للشعب، لما لها من أثر إيجابيا على المجتمع الذي يستمد منه قيمه وأخلاقه وهويته على مر لأجيال.
دور الهيئة في الحفاظ عليهما
ومن هذا المنطلق تولي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اهتماماً كبيراً للمخطوطات والوثائق باعتبارها شاهد تاريخيا يحاكي الماضي والحاضر، حيث تهتم الهيئة بجمع الوثائق والمخطوطات والحفاظ عليها، وذلك بهدف إنشاء وتكوين رصيد وثائقي يتيح للباحثين والدارسين الاطلاع عليها والاستفادة منها في مختلف البحوث فهي مصدرا للحقائق، وتكمن أهمية هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في إنها المكان الذي يحتفظ بتاريخ عمان في مختلف الحقب الزمنية ليكون هذا الإرث التاريخي الذي تزخر به عمان، ذاكرة للأمة والوطن ومرجعاً تاريخياً وثقافياً لهذا البلد . وكما يعلم الجميع بأن الوثائق والمخطوطات هي الأصول التاريخية والتاريخ يعتمد اعتماد أساسيا على الأصول لذلك قيل إذا ضاعت الأصول ضاع التاريخ.
وتمحورت اهتمامات الهيئة منذ البداية في مرحلة التأسيس من خلال بناء المدونة التشريعية والتنظيمية في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات تمهيدا لتحقيق المهام والصلاحيات المنوطة بعهدتها، كما دأبت الهيئة على توثيق منجزاتها طيلة فترة التأسيس.
صيانةالوثائقوالمخطوطات
تُعدصيانةالوثائقوالمخطوطاتمنالأعمالذاتالطبيعةالفنية،وتتمثلصيانةالوثيقةوالمخطوطةفي قسمي الترميم،والوقاية والصيانة،حيثيلعبكلمنهمادوراًمهمافيالمحافظةعلىالوثائقويمكنتفصيلذلكمنخلالالتطرقإلىطبيعةعملكلقسمعلىحدةكمايلي:
أولا: الترميم
بعدفحصالحالةالماديةللوثيقةاوالمخطوطوالتأكدمنأنهابحالةماديةغيرجيدةيتمتحويلهاالىالترميمحيثيعتمدالترميمعلىحالةالوثيقةومقدارالضررالذيأصابها،فيكونبذلكإماترميماجزئياًأوكليا:
- المعملالكيميائي: يختصبعملياتاختبارالأحباروالحموضةومعالجاتهاوكذلكتحضيرالأليافالمستخدمةفيالترميموصناعهالأصماغالطبيعيةالمستخدمةفيتدعيمالوثائق.
- المعملاليدوي: يختصبعملياتالترميم اليدويباستخدام أدوات يدوية ويلزمهتحضيرموادالترميممنأوراقترميموأصماغالتدعيموالترميم.
- المعملالآلي: يختصبعملياتالترميمعنطريقالاستعانةبآلاتالترميمالمخصصةلهذاالأمرمثلآلةملئالثقوبوالضاغطالحراريوكذلكالمكبسالآلي.
وتعتبرعمليهترميمالمخطوطاتأكبرمثالعلىاستخدامهذهالمعاملوذلكمنخلالالمراحلالتييمربهاالمخطوطاثناءعمليهالترميموهيكتالي:
- الترقيم: ترقيمصفحاتالمخطوطللحفاظعلىترتيبهالاصليقبلالترميموبعده.
2. التنظيف: تنظيفالمخطوطكليابالتنظيفالجافأوالرطبوذلكبإزالةالأتربةوالعوالقوالحشرات.
3. اختبارالأحبار: اختبارالحبرالمستخدمفيالمخطوطلتحديدعمليهالترميموالمعالجة.
4. اختبارالحموضة: قياسphللمخطوط.
5. المعالجةالكيميائية: تشملتثبيتالاحباروكذلكمعادلةدرجةphللمخطوط.
6. الترميم: ترميميدويأوالالي حسب نتائج الاختبارات.
7. التدعيم: تدعيماوراقالمخطوطبالأصماغالطبيعيةلزيادةقوتهوصلابته.
8. الخياطةوالتجليد: تجميعاوراقالمخطوطاتمرهاخرىباستخدامخياطاتخاصهوصنعغلافوتجليدهباستخدامجلدطبيعيجديداوبتعديلوتسفيرالغلافالقديم.
9. صناعهالحافظة: صنعحافظهخاصهللمخطوطاتبحيثتساعدفيالحفظالسليمللمخطوط وبعد ان تتم معالجة وترميم الوثائق وغيرها من المخطوطات في المعامل المختلفة يتم تحويلها إلى التقسيم الإداري الذي قام بتحويلها (التصنيف او الوثائق الخاصة) ومن ثم يعمل على تخزينها الكترونياً.
ثانيا: الوقايةوالصيانة
عندما تصل الوثائق إلى مخازن الحفظ يبدأ موظفي قسم الوقاية والصيانة عملهم والمتمثل في:
– مراقبة ظروف حفظ الوثائق والمخطوطات بمخازن الهيئة من حرارة ورطوبة وتعديلها حسب المواصفات المطلوبة.
– المراقبة المستمرة لأجهزة الإنذار من الحرائق ومقاومتها.
– أخذ الإجراءات المناسبة لوقاية الوثائق والمخطوطات من كل المخاطر.
– استعمال كل الوسائل المتاحة لمقاومة مظاهر التعرية والتلف التي تتعرض إليها الوثائق والمحفوظات بالهيئة من جراء العوامل الطبيعية والكيميائية.
– تطبيق مخططات إنقاذ الوثائق عند الاقتضاء.
هذا وقد تم الانتهاء من اعداد تصور متكامل حول تجهيز مخازن الهيئة من تصاميم ورفوف وأجهزة أنظمة الإطفاء المركزي، الى جانب مراقبة ظروف حفظ الوثائق وذلك بقياس درجات الحرارة والرطوبة، كما تم إعداد وتطبيق برنامج تثقيفي توعوي للارتقاء بالمستوى المعرفي لموظفي الهيئة في مجال الأمن والسلامة في بيئة العمل وذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة، وهكذا تكون الهيئة قد ضمنت حفظ الوثيقة او المخطوطة بالشكل الذي يسمح للأجيال القادمة الاستفادة منها في مختلف جوانب الحياة.
ثالثا: التخزينالإلكتروني
يعدالتخزينالإلكترونيمنالمراحلالأساسيةالتيتبنيعليهاالهيئةأهدافهافيالتحولإلىالمعاملاتالإلكترونيةوالتيبطبيعةالحالتخدممسيرةالحكومةالإلكترونيةالجاريتنفيذهافيالسلطنة. حيثيقومالقسمبإدخالكلالوثائقوالمخطوطاتوالمستنداتإلكترونياداخلمنظومةمعدةداخلالهيئة. وذلكعنطريقالمسحالإلكترونيبأحدثالأجهزةفيهذاالشأنثمتنقيتهاوترتيبهاوادرجهاداخلالمنظومة.
يتمأستلامجميعالوثائقوالمخطوطاتالمرادإدراجهاإلكترونيامنالتصنيفالتابعللهيئة،ثميقومبمسحهاعنطريقةاجهزهمختصةكمايلي:
1-عملياتالمسح
– المسحبجهاز (OS12000):
يستخدمالقسمأجهزةعاليةالجودةفيعملياتالمسح (SCAN) تصلدقةالمسحفيهاالى (600dpi) وهيجودةقادرةعلىتوضيحأدقالتفاصيلالموجودةعلىالوثيقةوالمخطوطة. ومنهذهالأجهزةجهاز(OS12000) وهوجهازيمسحالمستنداتبحجمA3فماتحت. ثميحفظهابصيغمتعددةقابلةللتعديلببرامجتحريرالصورمثلبرنامجالفوتوشوب،ومنهذهالصيغ: TIF,ICON,PNG,JPEG . يمتازالعملفيهذاالجهازبالسرعةوسهولةالتعاملمعالبرنامجالملحقفيه.
– المسحبجهاز ( OS14000HQ A0):
يختلفهذاالجهازعنالجهازالسابقفهويمسحأحجامأكبرعنسابقهحيثيمسحبحجمA0فمافوق،وهيأحجامغالباماتكونللخرائط.
يعتبرهذاالجهازأقلسرعةعنسابقهلأنهيمسحبجودةأعلىوبحجمأكبروتعتمدسرعةالمسحفيهعلىالجودةالمختارةإنكانت (300 dpi) أو (600 dpi).
يشتغلالجهازبنظامهيدروليكييقومبرفعالزجاجةالعلويةوالهدف من ذلك هو جعل الوثيقة أو الخريطة مسطحة لسهولة التعديل وإيضاح محتواها، وهذا الجهازموصولببرنامجمشابهللبرنامجالموجودفيجهاز(OS12000) وذلكلإتمامعمليةالمسح.
2-عملياتالتعديل
بعدالمسحمباشرةتحفظالملفاتتلقائيافيوحدةتخزينموصولةبالشبكة،حيثتتيحللأخصائيينبفتحالملفاتفيأجهزتهموالبدءفيعمليةالتحريرباستخدامبرنامجالفوتوشوب. وتشملعمليةتعديلالوثيقةوالمخطوطعلىإزالةالغباروالأتربةالملتصقةبهاأثناءعمليةالمسحأوالترميم،كذلكعملتدويرللوثيقةوجعلهاتبدومتساويةالأطرافوالحواف. الجديربالإشارةأنعملياتالتعديللاتغيرأيشيءمنمضمونالوثيقةولاتمسالنصوصأوشكلالوثيقةذاتها. بليتمجعلالوثيقةقابلةللقراءةلكلمطلعمنخلالتعديلدرجةالألوانوالتشبعاللونيداخلها.
3-الإدخال
بعدالانتهاءمنتعديلالوثيقةاوالمخطوطتحفظبصيغة (TIF)،ولكنحالمايتمإدراجالوثيقةداخلالمنظومةتتحولإلىصيغة (PDF)او(PNG)او(JPEG) وتمتازهذهالصيغبقلةحجمهالهذايسهلالاطلاععليهالكلذيشأنفيالموضوع.
كذلكخلالعمليةالإدخاليتمتوصيفهماوربطهاتلقائيابنظامالتصنيفالمتبعفيالهيئةوهذامايسهلمنعمليةالبحثعنكلوثيقةاومخطوطوفيأيوقتكان.
رابعا: الميكروفيلم:
إنتأثيرالتقدمالتقنيعلىمفهومالميكروفيلمساعدعلىتطويرأجهزةالميكروفيلم،فأصبحتعمليةالميكروفيلمأكثردقةووضوحامقارنةبالطريقةالتقليديةلهذهالعملية،حيثكانتالعمليةتتطلبغرفةشديدةالظلمةأثناءعمليةالتصوير،بينماالآنخطواتعملالميكروفيلمأصبحتمرنةوسهلةجدا،بلانقسمتإلىمرحلتينمنفصلتين:
- تحويلالصورالرقميةإلىميكروفيلم
وتعنيهذهالعمليةبتحويلجميعالوثائقوالمخطوطاتالتيتمالتقاطهارقميا،بحيثيتمتصويرهافيشريطفلمي،وتمرمرحلةتحويلالميكروفيلمبعدةمراحل. وتخزنأفلامالميكروفيلمفيمخازنمهيهللتخزينحولالمدىالبعيد،حيثتكونهذهالمخازنشديدةالبرودةوثابتةالرطوبةللحفاظعلىالأفلاممنالتأثربالعواملالمسببةلتلفالفلم،فإنتمحفظالميكروفيلموفقالهذهالشروطقديمتدعمرالشريطالفلميإلىمايقارب100 إلى 500 سنة.
- تحويلالميكروفيلمإلىصوررقمية
وتعنىهذهالعمليةبتحويلالأفلامإلىصوررقميةباستخدامأجهزةمخصصةلهذهالعملية،يتمتصويرجميعهذهالوثائقوالمخطوطاتبدقةعالية،وتختلفدقةالتصويرباختلافقدمالشريط الفلمي ونسبة التصغيرحيثإنهكلماازدادتدقةالمسحالإلكترونيللوثيقةازدادتدقتهاوازدادحجمها.
كشف بالمخطوطات المتوفرة بالهيئة
وفيما يتعلق بعدد المخطوطات في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تبلغ (23064) مخطوط، وهذا ما يؤكد ان السلطنة تمتلك كنزا كبيرا من التراث الثقافي والمعرفي من المخطوطات المتنوعة، وتتوزع هذه المخطوطات في الهيئة في عدة أقسام حيث يتواجد 20485 مخطوطة بقسم الوثائق الخاصة، أضافة الى 2447 مخطوطة بقسم الميكروفيلم، الى جانب 132 مخطوطة بدائرة تجميع وتصنيف الوثائق.
حيث يوضح الجدول المرفق توزيع المخطوطات بالهيئة فيما يوضح الجدول الثاني إحصائية بعدد المخطوطات التي تم ترميمها وتجليدها:
| م | البيان | العدد |
| 1 | عدد المخطوطات بقسم الوثائق الخاصة | 20485 |
| 2 | عدد المخطوطات بقسم الميكروفيلم | 2447 |
| 3 | دائرة تجميع وتصنيف الوثائق | 132 |
| المجموع | 23064 | |
| إحصائية بعدد المخطوطات التي تم ترميمها وتجليدها | ||||||
| الشهر | السنة | 2012م | 2013م | 2014م | ||
| يناير | 4 | 1 | 14 | |||
| فبراير | 4 | 15 | ||||
| مارس | 6 | 6 | ||||
| إبريل | 4 | 5 | ||||
| مايو | 1 | 1 | 6 | |||
| يونيو | 4 | 0 | 4 | |||
| يوليو | 3 | 3 | 5 | |||
| أغسطس | 2 | 4 | 3 | |||
| سبتمبر | 1 | 9 | 18 | |||
| أكتوبر | 5 | – | ||||
| نوفمبر | 2 | 0 | – | |||
| ديسمبر | 5 | 6 | – | |||
| الإجمالي | 27 | 38 | 76 | |||
| الإجمالي | 176 | |||||