خدمات للمؤسسات الحكومية

إتلاف الوثائق

dsadadadad-1-260x246
كتيب معمل اإتلاف الآمن للوثائق 1-33
كتيب معمل اإتلاف الآمن للوثائق 1-18

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. تبدأ هذه الخدمة بطلب من الجهة المعنية من خلال الموقع الإلكتروني للهيئة من خلال استيفاء الاستمارة الخاصة بطلب إتلاف وثائق من قبل المختصين بالجهة المعنية بالإضافة الى ارفاق جدول بالوثائق المعدة بالأتلاف.
2. يتم ارسال طلب الاتلاف مع المرفقات إلى دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة لمراجعة الطلب المقدم من الجهة المعنية.
3. بعد عملية المراجعة والتدقيق في حاله وجود خلل في الاشتراطات او النظام المتبع يرجع الطلب للجهة المعنية لاستيفاء الاشتراطات حسب النظام المتبع، في حالة ان الطلب استوفى جميع الاشتراطات فانة يحال إلى رئيس الهيئة للحصول على الموافقة.
4. بعد الحصول على الموافقة يتم الرد على الجهة المعنية بالموافقة على إتلاف الوثائق بالطرق القانونية المتبعة في هذا الجانب
5. إعداد محضر إتلاف من قبل الجهة المعنية وإرساله إلى الهيئة
6. يتم تسجيل الوثائق المعدة للإتلاف في سجلات عمليات الاتلاف بالهيئة

اسم الخدمة ووصفها

خدمة إتلاف الوثائق: هي عملية يتم فيها إتلاف البيانات الموجودة داخل أوعية المعلومات ( الأقراص الصلبة – الأقراص المرنة –بالإضافة إلى الأوراق وأي وسائط الحفظ المادية الأخرى)بحيث تقوم الهيئة بالأشراف على هذه العملية منذ بدايتها إلي حين إتلاف وسيلة الحفظ المراد إتلافها.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة الجهة المنشئة للوثائق (القسم – الدائرة ) المعنية بالوثيقة
2. موافقة التقسيم المعني بادراة الوثائق في الجهة المعنية (قسم الوثائق – دائرة الوثائق)
3. موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

جهة الاتصال

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني :followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7:30 – 2:30م

طلب تدريب لصالح جهة معنية

111-1
333
444

الشروط والأحكام

1. أن يكون اخصائي وفني الوثائق والمدراء في الاختصاص
2. موافقة الهيئة على الطلب

اسم الخدمة ووصفها

هي عملية يتم من خلالها تدريب الموظفين بالجهات الخاضعة لقانون الوثائق و المحفوظات حول طرق إعداد الأدوات الإجرائية لنظام الوثائق بالإضافة إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة وطرق ادارتها و كذلك طرق الاتلاف وفرز الوثائق.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

جهة الاتصال

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني :followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7:30 – 2:30م

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. تبدأ هذه الخدمة بطلب من الجهة المعنية من خلال الموقع الإلكتروني للهيئة او من خلال إرسال طلب ورقي إلى الهيئة، يوجة رسالة إلى مدير دائرة المتابعة والدعم الفني و ترفق معه بقائمة بأسماء الموظفين المقترحين من قبل الجهة المعنية وعددهم بالإضافة إلى تحديد الوقت والمكان المقترح
2. إحالة طلب الخدمة إلى القسم المختص، لدراسة الطلب و تحديد مواضيع و البرامج المقترح شرحها.
3. التواصل مع الجهة المعنية لاعتماد البرنامج التدريبي و تحديد الفترة المناسبة لإنعقاد التدريب.

ملاحظة : ان كانت الخدمة مبادرة من الهيئة
 تبدأ هذه الخدمة بأن تقوم الهيئة متمثلة في دائرة المتابعة والدعم الفني بمخاطبة الخبير لتحديد المواضيع المزمع مناقشتها وتحديد الزمان والمكان المناسب
 يقوم موظفي الدائرة بتحديد الجهات المراد تدريبها
 تتم مخاطبة الجهات برسالة رسمية من قبل مدير الدائرة قبل أسبوعين من موعد البرنامج على ان يتم ذكر التوقيت ومكان البرنامج وعدد المتدربين المقترح ترشيحهم
 استلام الموافقة من دائرة الوثائق بالجهات المعنية بحيث يتم ارفاق أسماء المقترح تدريبهم

طلب المشاركة بأوراق عمل في الندوات

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

تبدأ هذه الخدمة بقيام الهيئة بإصدار إعلان في الصحف اليومية برغبة الهيئة إقامة فعالية في مواضع معينة تقترحها الهيئة وتتيح الفرصة للجمهور بالمشاركة بأوراق عمل وذلك حسب الضوابط والشروط و المواضيع المقترحة التي ترتئيها الهيئة او اللجنة المنظمة للفعالية.

 ارسال طلب المشاركة عن طريق البريد الإلكتروني ، يقوم قسم الدراسات بإستقبال أوراق المشاركة من قبل المشاركين وهي عبارة عن (ملخص + إستمارة المشاركة )
 بعد إنتهاء فترة الإعلان تشكل لجنة علمية لتقيم الأوراق المقدمة بحيث يتم قبول او رفض ورقة العمل بناء علي اشتراطات اللجنة العلمية .
 يتم الرد علي المشاركين بالقبول او الرفض خلال فترة إسبوع من اجتماع اللجنة
 بعد تقيم وقبول أوراق العمل يتم إستلام البحث كامل
 بعد إسبوع من إستلام كامل البحث يتم إبلاغ المشارك بإجراءات السفر في حالة كون الفعالية خارج السلطنة أو داخلها بالإضافة لوقت ومكان إقامة الندوة او المؤتمر .
 بعدها يتم تنسيق الأمور اللوجستية والإدارية من حجوزات وقاعات وغيرها
 عند استيفاء جميع أوراق العمل وإشعار المشاركين بموعد ومكان الفعالية يبدا تنفيذ الحدث.
 يتم عمل تقرير مفصل عن جميع أجزاء الفعالية.

اسم الخدمة ووصفها

طلب المشاركة بأوراق عمل في الندوات : تقدم هذه الخدمة فرصة المشاركة بأوراق عمل في الندوات التي تقيمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سواء داخل السلطنة أو خارجها بحسب الضوابط والشروط المستوفية لأوراق العمل في المواضيع المقترح تقديمها، وفي الفترة الزمنية المحددة لتقديم الطلبات فيها، ومن ثم يتم مراجعة هذه البحوث والرد على الطلبات الموافق عليها من قبل اللجنة المختصة.

الشروط والأحكام

1. توافق البحث المقدم مع اهداف ومحاور الندوة

جهة الاتصال

الهاتف :24130334
البريد الإلكتروني : rsd@nraa.gov.om
ساعات العمل :7:30 – 2:30

طلب دعم فني لنظام إدارة الوثائق

111-2
222-2
333-1

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. يتم الطلب إلكترونيا، عبر موقع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يتم ايضاح نوع الدعم المرغوب به.
2. التواصل مع الجهة المعنية وايضاح نوع الدعم .
3. دراسة الدعم مع الخبراء و فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
4. ان كانت الجهة المعنية جديدة لهذه الخدمة ( يتم تعين فريق عمل من هيئة الوثائق و المحفوظات الوطنية ) لبدء خدمة الدعم الفني للجهة المعنية
5. ان كانت الجهة المعنية قديمة يحال الموضوع للموظفين المختصين بتلك الجهه لدراسة الطلب.
6. العمل جماعي – يقرر فريق العمل ما هو مناسب للخدمة و الجهه المعنية – المناقشة بمحتوى الطلب .
7. يتم عمل ( FEED BACK) استبيان وتنتهي هذه الخدمة بإعداد تقرير حول التدريب الذي تم تقديمه للجهة الطالبة للتدريب.

اسم الخدمة ووصفها

تقدم هذه الخدمة لمساعدة الجهات المعنية في إدارة الوثائق.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30-2.30

طلب معاينة أماكن حفظ الوثائق

222-3
333-2
960

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. ترسل الجهة المعنية لهيئة الوثائق والمحفوظات بمذكرة تحتوي على طلب ( 1. الاشراف على انشاء اماكن حفظ او 2. الاشراف على تهيئة اماكن الحفظ )
2. الاشراف على انشاء اماكن حفظ :
– تحديد موعد للقاء رسميا مع الجهة المعنية.
– تحديد الاشتراطات و المواصفات الفنية للموقع.
– ترسل الجهة المعنية الخرائط و تصاميم المخازن لدراسة هذه الخرائط والتصاميم و اعتمادها من قبل رئيس الهيئة
4. متابعة اعمال الانشاء / التجهيزات
3. الاشراف على تهيئة اماكن الحفظ
– تحديد موعد للزيارة الميدانية لمعاينة الموقع و اعداد تقرير فني
– اعتماد التقرير الفني من قبل رئيس الهيئة / مدير الدائرة / رئيس القسم
– ارسال التقرير الفني و المتابعة مع الجهة المعنية

اسم الخدمة ووصفها

تقدم هذه الخدمة من خلال معاينة أماكن حفظ الوثائق لدى الجهة المعنية من حيث التجهيزات الفنية والمواصفات الملائمة للحفظ السليم للوثائق.

الشروط والأحكام

1. تقدم هذه الخدمة للجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

جهة الاتصال

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30-2.30

ترحيل وثائق إلى الهيئة

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. يتم استيفاء النموذج المخصص من قبل الجهة المعنية.
2. ترسل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عن طريق دائرة الوثائق إلى دائرة المتابعة و الدعم الفني.
3. يطابق موظفي الهيئة البيانات الخاصة بمدد الاستبقاء
4. اعتماد الجداول من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية و ابلاغ الجهة المعنية بالاعتماد.
5. تحديد اليوم و الوقت المناسب لإستلام الوثائق.
6. تستلم دائرة تجميع و تصنيف الوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الوثائق المرحلة
7. يقوم فريق العمل بالتدقيق مرة اخرى و مطابقة الكشف مع الوثائق المرحلة.
8. اعتماد القائمة
9. مخاطبة الجهة الحكومية للتأكيد بمطابقة الكشف مع الوثائق و اعتماد الترحيل
10. تحفظ الوثائق لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

ملاحظة : في حالة انه وجدت بعض الوثائق والتي لا تتطابق مع الكشف يتم ارسال خطاب رسمي للجهة / و تعبئة استمارة خاصة بالاسترجاع )

اسم الخدمة ووصفها

تقدم هذه الخدمة للوثائق التي انتهت مدة حفظها في أماكن حفظ الوثائق في الجهات الخاضعة لقاونون الوثائق والمحفوظات والتي تحدد مسبقا في جداول مدد الاستبقاء بأنها للحفظ الدائم.

الشروط والأحكام

1. موافقة الهيئة للترحيل
2. مطابقة محتويات مكونات الملف مع المحتوى

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة الهيئة وفق احكام قانون الوثائق والمحفوظات

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

الهاتف : 24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30 – 2.30

تحديث الادوات الاجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. مخاطبة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مفاده بالتغيرات الحاصله لديهم و طلبهم بتحديث الادوات الاجرائية.
2. الرد على الجهة المعنية بما يثبت ذلك مرسوم سلطاني او كقرار وزاري غير ذلك .
3. تشكيل فريق عمل و تحديد موعد للزيارة
4. مقابلة مع الجهة المعنية و دراسة واقع العمل الجديد
5. دراسة التحديث الجديد ( والاتفاق على القائمة الاسمية )
6. اعتماد القائمة الاسمية من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية (رئيس الهيئة مدير الدائرة )
7. اعتماد القائمة الجديدة من قبل الجهة المعنية.
8. تحديث القوائم الجديدة
9. تحديث الادوات الاجرائية مدد الاستبقاء نظام التصنيف واعتماده من قبل الهيئة والجهة المعنية
10. طلب الهيئة من الجهة المعنية على اصدار قرار بتحديث الادوات الاجرائية.

اسم الخدمة ووصفها

طلب تحديث الادوات الاجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصيه : خدمة تقدم للجهات المعنية من اجل تحديث نظام التصنيف و جداول مدد الاستبقاء و تظهر هذه الخدمة بتغير معين في الهيكل التنظيمي او اختصاصات العمل.

الشروط والأحكام

1. توفر ادوات اجرائية معتمدة مسبقا
2. وجود مبررات مقنعة للتحديث

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. رئيس الهئية
2. رئيس الوحدة بالجهة المعنية

جهة الاتصال

الهاتف : 24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30 – 2.30

إتلاف وثائق

إتلاف الوثائق

dsadadadad-1-260x246
كتيب معمل اإتلاف الآمن للوثائق 1-33
كتيب معمل اإتلاف الآمن للوثائق 1-18

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. تبدأ هذه الخدمة بطلب من الجهة المعنية من خلال الموقع الإلكتروني للهيئة من خلال استيفاء الاستمارة الخاصة بطلب إتلاف وثائق من قبل المختصين بالجهة المعنية بالإضافة الى ارفاق جدول بالوثائق المعدة بالأتلاف.
2. يتم ارسال طلب الاتلاف مع المرفقات إلى دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة لمراجعة الطلب المقدم من الجهة المعنية.
3. بعد عملية المراجعة والتدقيق في حاله وجود خلل في الاشتراطات او النظام المتبع يرجع الطلب للجهة المعنية لاستيفاء الاشتراطات حسب النظام المتبع، في حالة ان الطلب استوفى جميع الاشتراطات فانة يحال إلى رئيس الهيئة للحصول على الموافقة.
4. بعد الحصول على الموافقة يتم الرد على الجهة المعنية بالموافقة على إتلاف الوثائق بالطرق القانونية المتبعة في هذا الجانب
5. إعداد محضر إتلاف من قبل الجهة المعنية وإرساله إلى الهيئة
6. يتم تسجيل الوثائق المعدة للإتلاف في سجلات عمليات الاتلاف بالهيئة

اسم الخدمة ووصفها

خدمة إتلاف الوثائق: هي عملية يتم فيها إتلاف البيانات الموجودة داخل أوعية المعلومات ( الأقراص الصلبة – الأقراص المرنة –بالإضافة إلى الأوراق وأي وسائط الحفظ المادية الأخرى)بحيث تقوم الهيئة بالأشراف على هذه العملية منذ بدايتها إلي حين إتلاف وسيلة الحفظ المراد إتلافها.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة الجهة المنشئة للوثائق (القسم – الدائرة ) المعنية بالوثيقة
2. موافقة التقسيم المعني بادراة الوثائق في الجهة المعنية (قسم الوثائق – دائرة الوثائق)
3. موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

جهة الاتصال

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني :followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7:30 – 2:30م

تدريب لصالح جهة معنية

طلب تدريب لصالح جهة معنية

111-1
333
444

الشروط والأحكام

1. أن يكون اخصائي وفني الوثائق والمدراء في الاختصاص
2. موافقة الهيئة على الطلب

اسم الخدمة ووصفها

هي عملية يتم من خلالها تدريب الموظفين بالجهات الخاضعة لقانون الوثائق و المحفوظات حول طرق إعداد الأدوات الإجرائية لنظام الوثائق بالإضافة إلى أماكن حفظ الوثائق الوسيطة وطرق ادارتها و كذلك طرق الاتلاف وفرز الوثائق.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

جهة الاتصال

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني :followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7:30 – 2:30م

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. تبدأ هذه الخدمة بطلب من الجهة المعنية من خلال الموقع الإلكتروني للهيئة او من خلال إرسال طلب ورقي إلى الهيئة، يوجة رسالة إلى مدير دائرة المتابعة والدعم الفني و ترفق معه بقائمة بأسماء الموظفين المقترحين من قبل الجهة المعنية وعددهم بالإضافة إلى تحديد الوقت والمكان المقترح
2. إحالة طلب الخدمة إلى القسم المختص، لدراسة الطلب و تحديد مواضيع و البرامج المقترح شرحها.
3. التواصل مع الجهة المعنية لاعتماد البرنامج التدريبي و تحديد الفترة المناسبة لإنعقاد التدريب.

ملاحظة : ان كانت الخدمة مبادرة من الهيئة
 تبدأ هذه الخدمة بأن تقوم الهيئة متمثلة في دائرة المتابعة والدعم الفني بمخاطبة الخبير لتحديد المواضيع المزمع مناقشتها وتحديد الزمان والمكان المناسب
 يقوم موظفي الدائرة بتحديد الجهات المراد تدريبها
 تتم مخاطبة الجهات برسالة رسمية من قبل مدير الدائرة قبل أسبوعين من موعد البرنامج على ان يتم ذكر التوقيت ومكان البرنامج وعدد المتدربين المقترح ترشيحهم
 استلام الموافقة من دائرة الوثائق بالجهات المعنية بحيث يتم ارفاق أسماء المقترح تدريبهم

المشاركة بأوراق عمل

طلب المشاركة بأوراق عمل في الندوات

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

تبدأ هذه الخدمة بقيام الهيئة بإصدار إعلان في الصحف اليومية برغبة الهيئة إقامة فعالية في مواضع معينة تقترحها الهيئة وتتيح الفرصة للجمهور بالمشاركة بأوراق عمل وذلك حسب الضوابط والشروط و المواضيع المقترحة التي ترتئيها الهيئة او اللجنة المنظمة للفعالية.

 ارسال طلب المشاركة عن طريق البريد الإلكتروني ، يقوم قسم الدراسات بإستقبال أوراق المشاركة من قبل المشاركين وهي عبارة عن (ملخص + إستمارة المشاركة )
 بعد إنتهاء فترة الإعلان تشكل لجنة علمية لتقيم الأوراق المقدمة بحيث يتم قبول او رفض ورقة العمل بناء علي اشتراطات اللجنة العلمية .
 يتم الرد علي المشاركين بالقبول او الرفض خلال فترة إسبوع من اجتماع اللجنة
 بعد تقيم وقبول أوراق العمل يتم إستلام البحث كامل
 بعد إسبوع من إستلام كامل البحث يتم إبلاغ المشارك بإجراءات السفر في حالة كون الفعالية خارج السلطنة أو داخلها بالإضافة لوقت ومكان إقامة الندوة او المؤتمر .
 بعدها يتم تنسيق الأمور اللوجستية والإدارية من حجوزات وقاعات وغيرها
 عند استيفاء جميع أوراق العمل وإشعار المشاركين بموعد ومكان الفعالية يبدا تنفيذ الحدث.
 يتم عمل تقرير مفصل عن جميع أجزاء الفعالية.

اسم الخدمة ووصفها

طلب المشاركة بأوراق عمل في الندوات : تقدم هذه الخدمة فرصة المشاركة بأوراق عمل في الندوات التي تقيمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سواء داخل السلطنة أو خارجها بحسب الضوابط والشروط المستوفية لأوراق العمل في المواضيع المقترح تقديمها، وفي الفترة الزمنية المحددة لتقديم الطلبات فيها، ومن ثم يتم مراجعة هذه البحوث والرد على الطلبات الموافق عليها من قبل اللجنة المختصة.

الشروط والأحكام

1. توافق البحث المقدم مع اهداف ومحاور الندوة

جهة الاتصال

الهاتف :24130334
البريد الإلكتروني : rsd@nraa.gov.om
ساعات العمل :7:30 – 2:30

دعم فني لنظام إدارة الوثائق

طلب دعم فني لنظام إدارة الوثائق

111-2
222-2
333-1

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. يتم الطلب إلكترونيا، عبر موقع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يتم ايضاح نوع الدعم المرغوب به.
2. التواصل مع الجهة المعنية وايضاح نوع الدعم .
3. دراسة الدعم مع الخبراء و فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
4. ان كانت الجهة المعنية جديدة لهذه الخدمة ( يتم تعين فريق عمل من هيئة الوثائق و المحفوظات الوطنية ) لبدء خدمة الدعم الفني للجهة المعنية
5. ان كانت الجهة المعنية قديمة يحال الموضوع للموظفين المختصين بتلك الجهه لدراسة الطلب.
6. العمل جماعي – يقرر فريق العمل ما هو مناسب للخدمة و الجهه المعنية – المناقشة بمحتوى الطلب .
7. يتم عمل ( FEED BACK) استبيان وتنتهي هذه الخدمة بإعداد تقرير حول التدريب الذي تم تقديمه للجهة الطالبة للتدريب.

اسم الخدمة ووصفها

تقدم هذه الخدمة لمساعدة الجهات المعنية في إدارة الوثائق.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30-2.30

معاينة أماكن حفظ الوثائق

طلب معاينة أماكن حفظ الوثائق

222-3
333-2
960

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. ترسل الجهة المعنية لهيئة الوثائق والمحفوظات بمذكرة تحتوي على طلب ( 1. الاشراف على انشاء اماكن حفظ او 2. الاشراف على تهيئة اماكن الحفظ )
2. الاشراف على انشاء اماكن حفظ :
– تحديد موعد للقاء رسميا مع الجهة المعنية.
– تحديد الاشتراطات و المواصفات الفنية للموقع.
– ترسل الجهة المعنية الخرائط و تصاميم المخازن لدراسة هذه الخرائط والتصاميم و اعتمادها من قبل رئيس الهيئة
4. متابعة اعمال الانشاء / التجهيزات
3. الاشراف على تهيئة اماكن الحفظ
– تحديد موعد للزيارة الميدانية لمعاينة الموقع و اعداد تقرير فني
– اعتماد التقرير الفني من قبل رئيس الهيئة / مدير الدائرة / رئيس القسم
– ارسال التقرير الفني و المتابعة مع الجهة المعنية

اسم الخدمة ووصفها

تقدم هذه الخدمة من خلال معاينة أماكن حفظ الوثائق لدى الجهة المعنية من حيث التجهيزات الفنية والمواصفات الملائمة للحفظ السليم للوثائق.

الشروط والأحكام

1. تقدم هذه الخدمة للجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات.

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

جهة الاتصال

الهاتف :24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30-2.30

ترحيل وثائق إلى الهيئة

ترحيل وثائق إلى الهيئة

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. يتم استيفاء النموذج المخصص من قبل الجهة المعنية.
2. ترسل لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عن طريق دائرة الوثائق إلى دائرة المتابعة و الدعم الفني.
3. يطابق موظفي الهيئة البيانات الخاصة بمدد الاستبقاء
4. اعتماد الجداول من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية و ابلاغ الجهة المعنية بالاعتماد.
5. تحديد اليوم و الوقت المناسب لإستلام الوثائق.
6. تستلم دائرة تجميع و تصنيف الوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الوثائق المرحلة
7. يقوم فريق العمل بالتدقيق مرة اخرى و مطابقة الكشف مع الوثائق المرحلة.
8. اعتماد القائمة
9. مخاطبة الجهة الحكومية للتأكيد بمطابقة الكشف مع الوثائق و اعتماد الترحيل
10. تحفظ الوثائق لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

ملاحظة : في حالة انه وجدت بعض الوثائق والتي لا تتطابق مع الكشف يتم ارسال خطاب رسمي للجهة / و تعبئة استمارة خاصة بالاسترجاع )

اسم الخدمة ووصفها

تقدم هذه الخدمة للوثائق التي انتهت مدة حفظها في أماكن حفظ الوثائق في الجهات الخاضعة لقاونون الوثائق والمحفوظات والتي تحدد مسبقا في جداول مدد الاستبقاء بأنها للحفظ الدائم.

الشروط والأحكام

1. موافقة الهيئة للترحيل
2. مطابقة محتويات مكونات الملف مع المحتوى

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. موافقة الهيئة وفق احكام قانون الوثائق والمحفوظات

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

الهاتف : 24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30 – 2.30

تحديث الادوات الاجرائية

تحديث الادوات الاجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية

وصف مختصر عن مراحل الخدمة

1. مخاطبة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مفاده بالتغيرات الحاصله لديهم و طلبهم بتحديث الادوات الاجرائية.
2. الرد على الجهة المعنية بما يثبت ذلك مرسوم سلطاني او كقرار وزاري غير ذلك .
3. تشكيل فريق عمل و تحديد موعد للزيارة
4. مقابلة مع الجهة المعنية و دراسة واقع العمل الجديد
5. دراسة التحديث الجديد ( والاتفاق على القائمة الاسمية )
6. اعتماد القائمة الاسمية من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية (رئيس الهيئة مدير الدائرة )
7. اعتماد القائمة الجديدة من قبل الجهة المعنية.
8. تحديث القوائم الجديدة
9. تحديث الادوات الاجرائية مدد الاستبقاء نظام التصنيف واعتماده من قبل الهيئة والجهة المعنية
10. طلب الهيئة من الجهة المعنية على اصدار قرار بتحديث الادوات الاجرائية.

اسم الخدمة ووصفها

طلب تحديث الادوات الاجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصيه : خدمة تقدم للجهات المعنية من اجل تحديث نظام التصنيف و جداول مدد الاستبقاء و تظهر هذه الخدمة بتغير معين في الهيكل التنظيمي او اختصاصات العمل.

الشروط والأحكام

1. توفر ادوات اجرائية معتمدة مسبقا
2. وجود مبررات مقنعة للتحديث

الموافقات المطلوبة (داخليا و خارجيا)

1. رئيس الهئية
2. رئيس الوحدة بالجهة المعنية

جهة الاتصال

الهاتف : 24130031
البريد الإلكتروني : followup@nraa.gov.om
ساعات العمل : 7.30 – 2.30