وقَّع بنك الإسكان العماني أمس اتفاقية اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائقه مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وقَّع الاتفاقية من جانب الهيئة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ومن جانب البنك وقَّعها موسى بن مسعود الجديدي الرئيس التنفيذي لبنك الإسكان العماني وذلك بالمبنى الرئيسي لبنك الإسكان العماني.

تأتي أهمية توقيع الاتفاقية استنادًا إلى قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/‏2007م)، وحرص من البنك في تطوير نظام العمل المتبع لديه حيث قام البنك بإعداد دليل لإدارة وثائقه وفق ما نص عليه القانون. تضمن الدليل لكافة أنواع الوثائق المتداولة من قبله وتعكس المهام والأنشطة التي يقوم بها البنك. بالإضافة إلى نظام تصنيف لتلك الوثائق ليسهم في حفظ الوثائق المتعلقة بموضوع محدد تحت رمز تصنيف واحد؛ ويساعد على سرعة استرجاع الوثائق والبحث عنها والقدرة عن احتواء الدليل لجداول مدد استبقاء الوثائق والذي يحدد المدة القانونية لحفظ تلك الوثائق على مستوى مكاتب العمل ومكان حفظ الوثائق الوسيطة، إضافة إلى ما سيؤول للإتلاف أو الحفظ الدائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، مما سيمكن بنك الإسكان العماني من إدارة وثائقه وفق أفضل الممارسات وبما ينعكس إيجابًا على تحقيق الجودة والريادة في إدارة أعماله وأداء مهامه على أكمل وجه.

اعتمدت الشركة العمانية للاستثمار الغذائي القابضة دليل إدارة الوثائق والمتضمن جداول مدد استبقاء الوثائق ودليل تصنيفها بالشركة، وقع الاعتماد كل من سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والمهندس صالح بن محمد الشنفري الرئيس التنفيذي للشركة، وذلك في إطار اهتمام هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في تطبيق منظومة عصرية لإدارة الوثائق في الشركات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25%، جاء توقيع الاتفاقية استناداً إلى قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/2007)، حيث قام فريق العمل بالشركة العمانية للاستثمار الغذائي القابضة وبالتعاون مع فريق الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بإعداد دليل لإدارة وثائق الشركة العمانية للاستثمار الغذائي القابضة وفق ما نص عليه القانون.
ويتضمن الدليل كافة أنواع الوثائق المتداولة بالشركة العمانية للاستثمار الغذائي والتي تمثل المهام والأنشطة التي تقوم بها الشركة، بالإضافة إلى نظام تصنيف لتلك الوثائق والذي يساهم في حفظ الوثائق المتعلقة بموضوع محدد تحت رمز تصنيف واحد مما يساعد على سرعة استرجاع الوثائق والبحث عنها. كما تضمن الدليل جداول مدد استبقاء الوثائق والذي يحدد المدة القانونية لحفظ تلك الوثائق سواء على مستوى مكاتب العمل أو أماكن حفظ الوثائق الوسيطة وما ستؤول إليه تلك الوثائق بعد ذلك سواء بالإتلاف أو الحفظ الدائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق وفق أحدث المواصفات والمعايير العالمية المعتمدة في هذا المجال، وبالتالي سيسهم الدليل إلى تمكين الشركة العمانية للاستثمار الغذائي القابضة من إدارة وثائقها وفق أفضل الممارسات وبما ينعكس إيجابياً على تحقيق الجودة والريادة في إدارة أعمالها وأداء مهامها.

أعتمد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق لكلية عًمان البحرية الدولية، والمتضمن جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها. وذلك في إطار اهتمام مجموعة أسياد بتطبيق منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى القطاعات التابعة لها، وبما يتوافق مع قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية. حيث أعتمد نظام إدارة الوثائق بالإنابة عن كلية عُمان البحرية الدولية الدكتور عامر بن حمود بن عامر الحبسي، نائب العميد للشؤون الأكاديمية – القائم بأعمال العميد.
وبهذا الاعتماد تكون مجموعة أسياد قد استكملت المرحلة الأولى من إعداد أنظمة إدارة الوثائق التي تضمنت تسع شركات تابعة لها. إذ يعد نظام ادارة الوثائق وجداول مدد الاستبقاء ركيزة أساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في إدارة الوثائق؛ الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض، وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها. كما يعمل على مُعالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها واحترام مدد استبقائها، مما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة وانتهاءً بالتحول إلى إدارة الوثائق الإلكترونية من جهة أخرى.
والجدير بالذكر أن هذا الاعتماد جاء بعد جهود بذلت من قبل المختصين في مجموعة أسياد وكلية عُمان البحرية الدولية لإعداد هذه الأدوات، ومرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على جداول مدد الاستبقاء ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الأسمية للوثائق، تنفيذاً لمتطلبات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007م.

اعتمد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني – رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وهيثم بن محمد آل فنه الرئيس التنفيذي لشركة المطاحن العمانية، نظام إدارة الوثائق لشركة المطاحن العمانية، والمتضمن جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، وذلك بمقر الشركة جاء ذلك في إطار اهتمام هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بتطبيق منظومة عصرية لإدارة الوثائق بالقطاع الغذائي وبما يتوافق مع قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم: 60 /2007م، حيث أعدت المطاحن العمانية دليلًا لإدارة وثائقها وفق ما نصَّ عليه القانون، يتضمَّن كافة أنواع الوثائق المتداولة بالشركة، والتي تعكس المهام والأنشطة التي تقوم بها الشركة.
وتعد المطاحن العمانية سباقة في انجاز متطلبات نظام إدارة الوثائق، حيث قام فريق العمل بالشركة، وبالتعاون والتنسيق مع فريق العمل بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتواصل مع الدوائر والاقسام بالشركة لإعداد قائمة إسمية لأنواع الوثائق والملفات، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في نظام تصنيف الملفات والوثائق وجداول مدد استبقاء استبقائها. وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وفق أحدث المقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال.
ويعتبر هذا النظام عصريًا لإدارة الوثائق والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية في المطاحن العمانية. وتعمل الشركة حالياً على المضي قدماً لتطبيق هذه الأدوات، واقتناء منظومة إلكترونية لإدارة الوثائق والمستندات حسب المعايير والمواصفات التي أعدتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك بالتعاون مع فريق العمل بالهيئة.

حيث اعتمد نظام إدارة الوثائق بالإنابة عن الشركتين كل من الدكتور/ إبراهيم بن بخيت النظيري – القائم بأعمال الرئيس التنفيذي للشركة العمانية للنقل البحري وشركة عمان للحوض الجاف، والفاضل/ عبدالملك بن عبدالكريم البلوشي الرئيس التنفيذي لشركة بريد عمان.
ويعد نظام إدارة الوثائق وجداول مدد الاستبقاء الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في إدارة الوثائق الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض، وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها.

كما يساهم بناء وتطبيق هذا النظام في مُعالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها واحترام مدد استبقائها مما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، وانتهاءً بالتحول إلى إدارة الوثائق الإلكترونية من جهة أخرى.
الجدير بالذكر أن هذا الاعتماد جاء بعد جهود بذلت من قبل المختصين القائمين على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على جداول مدد الإستبقاء ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق بالشركتين تنفيذاً لمتطلبات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية.

ويُقصد بالوثائق الخصوصية تلك التي تنفرد بها الوحدات الحكومية عن غيرها والتي بسببها تم إنشاء هذه الوحدة. ووفقًا لخطة العمل قام فريق عمل مشكل بموجب القرار الصادر من معالي الدكتور وزير الإعلام وبالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتواصل مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية في وزارة الإعلام لإعداد قائمة إسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية للهيئة، شملت التقسيمات الإدارية المختلفة، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها. كما يُمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة، واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويعتبر هذا النظام عصريًا لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية في وزارة الإعلام، الجدير بالذكر أن عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن ٧٢ جهة حكومية.