في نسختها الرابعة..

افتتاح الدورة التدريبية إدارة الوثائق والمحفوظات

“من النظرية إلى التطبيق الأرشيفي الحديث”

انطلقت صباح امس (6 مايوم 2018) الدورة التدريبية إدارة الوثائق والمحفوظات “من النظرية إلى التطبيق الأرشيفي الحديث” التي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في ترتسيتا ماليبور إيطاليا، وبالاشتراك مع جامعة ألأما ماتر يوروبيا بماريبور-سلوفينيا، في نسختها الرابعة والتي تعقد في هيئة تنظيم الاتصالات خلال الفترة من ٦- ١٠مايو الجاري، والتي تتمحور حول علم إدارة الوثائق والمحفوظات. يشارك في الدورة عدد من المسؤولين والعاملين والمختصين بهيئة الوثائق.

حيث استهل عبدالمحسن بن سعيد الهنائي، مدير عام تنظيم الوثائق افتتاح الدورة بكلمة رحب فيها بالمحاضرين والمشاركين، كما قال: يأتي تنظيم الدورة في إطار تنمية مهارات موظفي الهيئة من أجل مواكبة تطور العمل الارشيفي وبما يتوافق مع أحدث المعايير المستخدمة عالميا، حيث آن هذه هي الدورة التدريبية الرابعة بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف والذي ستشمل مناقشة محاور أساسية منها: إدارة المخازن الوسيطة وأهمية مواصفاتها بما تتوافق مع المعايير الدولية المعتمدة من المجلس الدولي لعلوم الأرشيف، وإدارة المواد الارشيفية الالكترونية وكيفية التعامل معها وادارتها كذلك المواصفات الفنية والمتطلبات اللازمة لتقنية المعلومات في الهيئة، وآليات توصيف الوثائق باستخدام منظومة scope Archiv التي تتعامل معها الهيئة، إضافة الى إدارة المخازن من قبل منشئ الوثائق، والمعايير اللازمة لانتقاء وثائق الجهات التي تكون للحفظ الدائم، حيث سيتلخص ذلك في تدريب عملي ونظري وزيارة إلى جهات عدة.

كما قدم البروفسورالأستاذ الدكتور بيتر بافل كلازنيتش مدير عام المعهد الدولي للأرشيف نبذه مختصرة عن المعهد إضافة إلى تقديم محاضرة تمهيدية حول أهمية الدورة في صقل مهارات العاملين في قطاع الوثائق. ويأتي تنظيم هذه الدورة التدريبية في إطار التعاون المتبادل بين هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمعهد الدولي للعلوم الأرشيفية بتريستا ماليبور إيطاليا، واستمرارا ًللنهج الذي تنتهجه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في رفع كفاءة ومهارات موظفيها في مختلف المجالات وبما يتوافق مع أحدث النظم والمواصفات العالمية.

المحاور

تتنوع مواضيع الدورة إلى محاور عدة تجمع الجانب النظري والجانب التطبيقي، وقد تم مراعاة معالجة جوانب عدة سواء على مستوى بداية نشأة الوثائق وحتى وصولها إلى مخازن الحفظ الوسيط والحفظ النهائي فيما بعد، كما تتناول الدورة آليات وخصائص الوثائق المحمية وتجارب بعض الدول الأوروبية في معالجة هذه الوثائق وما هي الإجراءات واللوائح المتبعة في ذلك، وستركز الدورة على أخلاقيات مهنة العاملين في مجال الوثائق

إضافة الى المواصفات الفنية والمتطلبات الوظيفية للبنية التحتية لتقنية المعلومات واجراءات الأمان والسرية والاحترازات المتوقعة من الاختراقات والهجمات السيبرانيه، وستتطرق إلى تجربة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في هذا الجانب. كما سيتم التركيز على جانب المعايير والحلول العملية لانتقاء وثائق الجهات الحكومية بهدف الحفظ الدائم، والتطرق إلى آليات فرز وإتلاف الوثائق من قبل المنشئين سواء بالنسبة للوثائق الورقية أو الإلكترونية، الى جانب ذلك ستركز على الوصف الأرشيفي وتطبيق المواصفات والمعايير المرتبطة بها ومشاكل إدارة المحتويات كما سيناقش هذا المحور آلية ربط البيانات المدرجة في المنظومة مع البيانات الأخرى من خارج المنظومة واستخدام أدوات البحث المساعدة في ذلك.

وتسعى الدورة التدريبية إدارة الوثائق والمحفوظات “من النظرية إلى التطبيق الأرشيفي الحديث” إلى شمولية المواضيع التي سيتم طرحها على مدار خمسة أيام حيث ستبحث أيضا على آليات إدارة المخازن من قبل المنشئين ومخازن الحفظ النهائي في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمساحات المخصصة للحفظ النهائي وربط المساحات المخصصة للحفظ النهائي بالمنظومة الالكترونية.

العضوية

انضمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية رسميا الى عضوية هذا المعهد خلال العام الماضي وذلك في اجتماع مجلس ادارة المعهد في أكتوبر 2014 ويأتي هذا الانضمام إيمانًا من الهيئة من أجل العمل وفق منظومة واحدة ووفق مواصفات عالمية موحدة، كما أنها تتيح لموظفي الهيئة الاطلاع على تجارب الدول الأعضاء ونقل تجربة السلطنة في هذا المجال إلى الدول الاخرى.

المحاضرون

يقدم الدورة عدد من الأساتذة الأوربيين يتقدمهم الأستاذ الدكتور بيتر بافل كلازنيتش مدير عام المعهد الدولي لعلوم الأرشيف بتريستا وماريبور، جامعة ألما ماتر يوروبيا إلى جانب الدكتورة زدينكا سيميليتش راج محاضرة في المعهد الدولي للعلوم الأرشيفية بتريستا وماريبور، والأستاذ الدكتور ميروسلاف نوفاك مستشار الثقافة الأرشيفي ومحاضر في المعهد، والدكتور بوجدان فلورين بوبوفيتشي من الأرشيف الوطني الروماني، والدكتورة تاتيانا هايتنك، والأستاذة عايدة سكورو بابك.