يهدف إلى التعريف بنظام إدارة الوثائق الخصوصية والبدء في تطبيق أدواته
لقاء تعريفي تنظمه هيئة الوثائق بالتعاون مع المجلس العماني للاختصاصات الطبية

 

رعى صبأح الأربعاء سعادة الدكتور عبدالله بن محمد الفطيسي الرئيس التنفيذي لمجلس الاختصاصات الطبية اللقاء التعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية ومنهجية العمل واٌليات التكشيف على الوثائق الخصوصية، الذي نظمته هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع المجلس، وبحضور البروفسور نائلة اللمكي نائب الرئيس التنفيذي للشؤون الأكاديمية، إلى جانب مدراء العموم والدوائر ورؤساء الأقسام من الجانبين، ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم 60/2007 المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي اطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.
في بداية اللقاء تحدث سعادة الدكتور عبدالله الفطيسي حول أهمية البدء في تطبيق النظام العصري لإدارة الوثائق لما له من مردود إيجابي في حفظ السليم للوثائق فضلا عن سهولة الرجوع اليها متى ما شاء الامر الى جانب التنظيم الكبير في طريقة سير العمل واستثمار الجهود، كما أشاد الفطيسي بدور الهيئة في تطبيق النظام بمختلف الجهات الى جانب الدعم الذي تقوم به في مختلف الجوانب شاكرا سعيها في القيام بعملها على أكمل وجه.
بعدها قدم فريق عمل الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني عرضا، تحدث عن النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن، من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدة استبقاء الوثائق بمختلف المراحل( أي بمكاتب العمل)، وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم، وفي الوقت ذاته قدم خبير إدارة الوثائق الالكترونية بهيئة الوثائق عرض مماثلا باللغة الإنجليزية بين من خلاله أهمية تطبيق النظام والية سير العمل من خلاله.
وتعمل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تقديم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال هذه اللقاءات التعريفية التي تقوم بها، وذلك حرصا منها بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية بعد ذلك.