اعتمد سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والدكتور عبدالله بن سيف الصباحي، رئيس مجلس إدارة كلية الشرق الأوسط، نظام تصنيف الوثائق الخصوصية لكلية الشرق الأوسط وجداول مدد استبقاء تلك الوثائق ونظام تصنيفها(جاء ذلك على هامش ختام انعقاد المؤتمر العلمي الدولي للوثائق والمحفوظات ” الأرشيف دعامة للذاكرة الوطنية”). ويأتي إعتماد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية لكلية الشرق الأوسط وفقا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية، واعتمادا على الكشف الذي أجراه فريق العمل بالكلية بالتنسيق مع أخصائي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أنواع الملفات والوثائق المتداولة.
يقوم بموجبها قسم الوثائق والمحفوظات بالكلية بتطبيق النظام والإشراف على دوائر واقسام الكلية وتقديم كافة أشكال الدعم الفني بالتعاون مع فريق الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، يأتي هذا الاعتماد ضمن توجه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية نحو إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات بالشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن 25%، حيث تعد هذه المؤسسات والشركات إحدى اصناف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات بموجب المرسوم السلطاني رقم 60/2007، كما يهدف الاعتماد لخلق الوعي التام لدى المؤسسات والشركات بأهمية التوجه نحو تنظيم وإدارة الوثائق بالآلية المعتمدة في السلطنة والتي تبنتها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وفق المواصفة العالمية ISO 15489 المعنية بإدارة الوثائق لما لها من خدمة عالية الجودة في إدارة الوثائق الجارية والوسيطة وكذلك تأمين الذاكرة الوطنية .
وقد قام فريق عمل مشترك بين هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وكلية الشرق الأوسط بإعداد نظام إدارة الوثائق وفقًا للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية الصادرة بالقرار الوزاري 23/2008 وشمل هذا النظام الوثائق معتمدًا على جداول مدد الاستبقاء وعملية تصنيف الوثائق باعتبارها عملية ذهنية تستوعب الإلمام الدقيق بالوثائق والملفات وتتطلب القدرة على تجميع موضوعاتها وترتيبها وتفريعها بصفة منطقية ومندرجة من العام إلى الخاص، وإسنادها برموز لتميزها للتمكن من الوصول إلى الوثائق والملفات المطلوبة بدقة وسرعة.
الجدير بالذكر أن اعتماد نظام إدارة الوثائق بكلية الشرق الأوسط جاء عملًا بأحكام قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60/2007م) حيث يتضمن النظام تصنيف الوثائق بما يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها وجداول مدد استبقاء الوثائق، حيث يتم تحديدها مسبقا قبل إنشاء الوثيقة مرورا بمراحلها العمرية الثلاث (الجاري، والوسيط، والحفظ النهائي) وذلك ضمانًا لتكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها لدى الهيئة كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافدا للتراث الوطني ومصدرًا للبحوث والدراسات، وطريقة حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري.