دورة تدريبية في تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة للهيئة العامة للطيران المدني
أقامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة في دائرة المتابعة والدعم الفني، دورة تدريبية لموظفي الهيئة العامة للطيران المدني، وذلك لمدة ثلاث أيام عمل خلال الفترة من 13 مارس واختتمت في 15 مارس 2016م، ويأتي هذا البرنامج ضمن إطار تنفيذ خطة تطبيق النظام والتي تشمل كافة الجهات المعنية بتطبيق قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم 60/2007، حيث تشرف على تطبيقه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
جاءت الدورة التدريبية والتي قدمها الفاضل إسحاق بن يعقوب الصقري – مدير الجودة ، المشرف على الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، لتشمل عدة محاور أساسية وهي: التعريف بقانون الوثائق والمحفوظات، والجهة التي تشرف على تنفيذه ، أهم المصطلحات الوثائقية التي ذكرت في القانون، التعريف بنظام إدارة الوثائق ، التعريف بنظام التصنيف وغاياته وأهدافه، مميزات النظام الحديث لإدارة الوثائق، التعريف بنظام إدارة الوثائق المشتركة، آلية اسناد عناوين الملفات ورموز التصنيف المناسبة لها من خلال استخدام نظام التصنيف، احتساب الفترات الزمنية لاستبقاء الملفات والوثائق بالفترة الجارية والفترة الوسيطة وكذلك تحديد المصير النهائي إما بالترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أو الاتلاف.
لقد استهدف البرنامج قرابة 30 موظفا والذين يعملون في مختلف التقسيمات الإدارية والفنية بالهيئة العامة للطيران المدني، ويرتكز عملهم ووظيفتهم في إدارة ملفات ووثائق التقسيم التنظيمي الذي ينتمون إليه.
تهدف الدورة إلى رفع قدرات الموظفين وتمكينهم من تحديد العنوان المناسب لأي ملف يتم استحداثه في إطار ممارسة المهام والأنشطة في جميع التقسيمات التنظيمية والتي تشمل مكاتب الوزراء والوكلاء والرؤساء ومدراء العموم، والعلاقات العامة والاعلام، والأمن والسلامة، والتخطيط والتنظيم والدراسات، والتعاون الدولي، والبريد والوثائق، وتقنية المعلومات … ، وأيضا كافة المواضيع المتعلقة بالموارد البشرية، والموارد المالية ، والموارد المادية.
في اليوم الختامي للدورة خضع كافة المشاركين إلى اختبارات عمل تطبيقية مباشرة في تحديد عناوين الملفات ورموز التصنيف المناسبة وكذلك تحديد قواعد الحفظ التي تتعلق بكل نوع من أنواع الوثائق والملفات.
وتم تعريف الموظفين بضرورة الاهتمام بالوثيقة والعمل على تطبيق كافة الإجراءات التي تحرص على أمن بيانات وسلامة هذه الوثيقة. حيث تم التعامل مع الملفات المعتمدة لتطبيق النظام وكذلك الحافظات التي تساهم في ترتيب وتنظيم الملفات والحفاظ على امن البيانات بكل ملف.
كما تم تعريف المشاركين بالجهود التي تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في سبيل الإشراف على أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، والتعرف على المواصفات المعتمدة للإشراف على هذه الأماكن، كما تم التعرف على الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة والتي تهدف إلى الحفاظ على الوثائق من التلف والضياع وكذلك رفد الهيئة بالمحفوظات التي تساهم في رفع كفاءة الإنتاج الفكري والإبداع الفني. كما تم عرض مقطع مرئي يعرف المشاركين بالمعمل الآلي لإتلاف الوثائق والذي سيتم تدشين العمل به خلال الأشهر القريبة القادمة.
وتجد الإشارة أن دائرة المتابعة والدعم الفني ممثلة بشؤون الدعم الفني وبالتعاون مع قسم البريد والوثائق بالهيئة العامة للطيران المدني ستعد برنامج عمل متخصص لمتابعة تطبيق النظام في التقسيمات التنظيمية المعنية بالجهة وستشرف على التطبيق من خلال الزيارات الميدانية والوقوف على كافة الملاحظات التي ترد من قبل الموظفين والمعنيين بإدارة وحفظ الوثائق والملفات.
حيث أن دائرة المتابعة والدعم الفني ممثلة بشؤون الدعم الفني تقدم مثل هذه البرامج التدريبية لصالح الجهات المعنية بتطبيق قانون الوثائق والمحفوظات وكذلك الجهات الأخرى المختلفة، وذلك ضمن الاستراتيجية في إرساء النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
** لمشاهدة المزيد من الصور من خلال الرابط التالي