تستهدف 22 جهة حكومية
هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تنظم ورشة عمل لشرح دليل الإجراءات الوطنية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ورشة عمل حول مشروع “منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية” وذلك لشرح دليل الإجراءات الوطني المتعلق بإدارة المستندات، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة وعدد من المعنيين بالهيئة والمعنيين بدوائر وأقسام الوثائق بالوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، والتي أقيمت صباح اليوم الأحد بقاعة المحاضرات بوزارة النفط والغاز، حيث تستهدف 22 جهة حكومية وما يقارب 120 متدرب من هذه الجهات، التي يشملها المشروع في فترته الثانية (2016 – 2020). الجدير بالذكر أن الورشة ستكون لمدة 5 أيام متواصلة في الفترة من 30/أغسطس /2015م ولغاية 3/سبتمبر/2015م. يقوم فريق المنظومة خلالها بشرح دليل الإجراءات الوطنية لإدارة المستندات والوثائق الالكترونية، وتوضيح الإجراءات وأفضل الممارسات الخاصة بهذا المجال، وإعطاء التمارين التي توضح الفكرة وتشرح المعلومة بطرق حديثة ومتطورة.
في بداية افتتاح الورشة قدم سعادة الدكتور رئيس الهيئة كلمة أكد فيها على أهمية إدارة الوثائق واقتناء منظومة إدارة المستندات والوثائق الكترونياً والعمل المشترك والتنسيق القائم بين دوائر الوثائق ودوائر تقنية المعلومات في الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات.
وقامت الهيئة بالعمل على مشروع ادارة المستندات والوثائق الالكترونية والذي يعد مبادرة وطنية تشمل الجهات الحكومية والشركات التي تساهم الحكومة بجزء من رأس مالها، والمنظومة عبارة عن نظام آلي يقوم بإدارة المستندات والوثائق الالكترونية سواء كانت ورقية المنشأ أو تم انشائها رقميا طوال الدورة العمرية للوثيقة من نشأتها إلى مصيرها النهائي إما الإتلاف أو الترحيل. حيث تسعى الهيئة الى توضيح فكرة ادارة المستندات والوثائق الالكترونية وشرح الدليل الوطني لإدارة الوثائق الالكترونية من خلال عمل حلقات توعوية ويكون مضمون هذه الحلقات إيضاح ماهية هذه المنظومة والدليل، وازالة اللبس والغموض في بعض المواضيع الخاصة بهذا المجال واطلاعهم على مستجدات المشروع وتحفيزهم على تفعيل واستخدام الإدارة الالكترونية وشرح دليل الإجراءات الوطنية لإدارة الوثائق الالكترونية والمراحل المعتمدة لبناء المنظومة.
من جانبه تحدث مدير المشروع بالهيئة الخبير يحي عبدالله ياي في كلمة عن المشروع الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تحدث فيها عن مراحل والخطوات والجهات الواردة في المرحلة وتعد الورشة توعوية تستهدف جهات من المرحلة الثانية للمشروع والتي ستكون من الفترة من 2016 الى 2020 حيث ان الجهة لها مطلق الحرية في استخدام وبناء واقتناء منظوماتها الخاصة وستقدم الهيئة الدعم والاستشارة والتقييم لهذه الجهات والإشراف على عملية بناء هذه المنظومات وتطبيقها على ان تتوافق مع المعايير والمواصفات الفنية بالهيئة وتكون كل الأنظمة المطبقة بهذه الجهات متوافقة مع المعايير والمواصفات الفنية بنهاية عام 2020م.
بعدها قدم الفريق المحاضرة التوعوية عن كيفية ادارة المستندات والوثائق الالكترونية بشكل مفصل حيث قامت سعادة الراشدية أحد أعضاء الفريق بالمنظومة بتقديم شرح مفصل في اليوم الأول من الورشة تناولت فيه مفاهيم ومبادى إدارة الوثائق الإلكترونية التي على أساسها تبنى المنظومة، فيما قالت رشا سليمان المحفوظية محللة نظم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تأتي هذه الورشة التدريبية كامتداد للجهود التوعوية التي تبذلها الهيئة ممثلة بفريق المشروع لنشر المعرفة بمجال إدارة الوثائق الإلكترونية، حيث يقوم فريق العمل بتناول محتويات دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية وشرح مفصل على مدار حمسة أيام متواصلة لترسيخ المبادئ والأفكار التي يبنى عليها دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية مما ينعكس إيجابا على جهود الهيئة في بناء نظام عصري لإدارة الوثائق الإلكترونية، كما أن هذه الورشة تستهدف العاملين في دوائر الوثائق وتقنية المعلومات وذلك لضمان بناء فهم مشترك حول إدارة الوثائق الإلكترونية مما يساهم في اقتناء وبناء أنظمة متوافقة مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية.