صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد
يدشن معمل الإتلاف الاَمن للوثائق
دشن صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة معمل الإتلاف الاَمن للوثائق التابع للهيئة، وذلك بعد الانتهاء من تجهيزه بكافة المستلزمات والتحضيرات، يقوم المعمل بتقديم كافة الحلول وخدمات الإتلاف الآمن للوثائق الورقية و الأوعية الإلكترونية وما يشابهها لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية و الشركات والمؤسسات الخاصة و الأفراد حسب الإجراءات القانونية والإدارية المتبعة في ذلك باستخدام أحدث التقنيات والتكنلوجيا العصرية في مجال عمليات الإتلاف الآمن مع مراعاة كافة معايير الدقة والسرية وذلك تماشياً مع توجهات الحكومة في مجال تعزيز أمن المعلومات والمحافظة على البيئة العمانية، ويعتبر معمل الإتلاف الأول من نوعه في الشرق الأوسط، كما أنه حاصل على شهادتي الأيزو في مجال الجودة و الصحة وأمن السلامة.
أهدف معمل الإتلاف الآمن للوثائق:
يهدف المعمل الى مركزية تنفيذ عملية إتلاف الوثائق العامة التابعة لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية، وضمان تنفيذ عمليات الاتلاف بدقة وسرية متكاملة، والتأكد من عدم تسرب الوثائق العامة والمساس بمصلحة الدولة أو بمصالح الأفراد والمجموعات، إضافة الى التأكد من إجراءات إتلاف الوثائق العامة بالطرق القانونية وتجنب اللجوء إلى عمليات الحرق والردم أو القيام بوضعها بالمكبات العامة للنفايات مخالفة لما جاء بقانون الوثائق والمحفوظات،
كما يهدف الى التخفيض من التكلفة المالية لعملية إتلاف الوثائق العامة على كافة الجهات والمؤسسات الحكومية أو الشركات والمؤسسات الخاصة و الأفراد، ويعمل المعمل الى التأكيد على توفير طابع السرية والخصوصية لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية أو الشركات والمؤسسات الخاصة و الأفراد أثناء تنفيذ عملية الإتلاف، والقيام بتنظيم وتوثيق كافة عمليات الإتلاف ومتابعتها سنويا وعمل الإحصائيات والدراسات المترتبة عن ذلك، ناهيك عن القيام بتقديم دعم للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة وذلك في إمكانية تنفيذ مشروع إعادة تدوير المخلفات الورقية والإلكترونية المتلفة.
عملية الإتلاف سابقـــاً:
كانت عملية إتلاف الوثائق في السابق تتم عن طريق الطمر في الأرض أو البحر وذلك باستخدام الجرافات والمعدات الثقيلة أو عن طريق الحرق بالنار أو رميها في المكبات العامة أسوةً بالنفايات العامة، وكلتا الطرق لها أضرارً سلبية كبيرة جداً سواءً على البيئة أو على سرية المعلومات في الوثائق المتلفة.
عملية الإتلاف حاليـــاً:
يتم حالياً تنفيذ عمليات إتلاف الوثائق بطريقة الفرم الكلي (التفتيت) ويتم تنفيذها بأحدث الوسائل والتكنلوجيا العصرية المستخدمة دولياً مراعين عنصري الدقة والسرية في تنفيذ عملية الإتلاف أخذين في الحسبان مبدأ وشعار ” الحفاظ على سرية المعلومات وسلامة البيئة ” ويتم كل ذلك في معمل الاتلاف الآمن للوثائق بالهيئة (ISO 9001/18001).
خدمات معمل الإتلاف الآمـن للوثائق:
يعمل المعمل على تقديم مجموعة من الخدمات منها: إتلاف الوثائق والمستندات الورقية، وخدمة إتلاف الأقراص الصلبة (الهار دسك)، وخدمة إتلاف (الأقراص الممغنطة والمضغوطة وأشرطة الفيديو والأشرطة السمعية)، وخدمة إتلاف معدات وأجهزة الاتصالات والتردد الطيفي والرقمي.
ألية العمل حول تنفيذ عملية الاتلاف بمعمل الإتلاف الأمن للوثائق:
أن اَلية العمل في المعمل تكمن بعد مخاطبة وموافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على طلب تنفيذ عملية الإتلاف للجهة المعنية من حيث تقوم الهيئة بتحديد موعد للجهة المعنية لتنفيذ عملية إتلاف الوثائق، ثم تقوم الجهة المعنية بنقل الوثائق المراد إتلافها الى معمل الإتلاف الأمن للوثائق التابع للهيئة (إمكانية توفير حاويات خاصة ومؤمنة لعملية نقل الوثائق من قبل الهيئة)، بعد ذلك القيام بعملية وزن للوثائق المراد إتلافها وإعطاء إيصال بالاستلام موضحاً فيه وزن هذه الوثائق، يأتي بعدها القيام بوضع الوثائق المعدة للإتلاف في حاويات مؤمنة خاضعة لكافة شروط الأمن والسرية، الى أن تصل المرحلة بالقيام بتنفيذ عملية إتلاف الوثائق بحضور ممثل لهذه الجهة المعنية بالوثائق. حيث ستعمل الهيئة الى منح شهادة مصدقة لعملية تنفيذ إتلاف الوثائق الورقية أو الالكترونية للجهة المعنية (بطلب من الجهة)، كما ستقوم الهيئة بإصدار فاتورة بنوع الخدمة المقدمة لعملية الإتلاف وتحديد السعر حسب الإجراءات المتبعة في ذلك وحسب جدول رسوم خدمات معمل الاتلاف، تقوم الهيئة بالتصرف بمخرجات عملية الإتلاف سواءً الورقية أو الالكترونية حسب الإجراءات المنظمة لذلك. كما تقوم الجهة المعنية بالوثائق المتلفة بإعداد محضر إتلاف الوثائق إضافة الى تسجيل عملية الاتلاف في سجل عمليات الاتلاف.
المستفيد من خدمات معمل الاتلاف الآمن للوثائق:
يعمل معمل الإتلاف الى تقديم خدماته الى كافة الجهات والمؤسسات الحكومية، إضافة الى كافـة الجهــــــات والمؤسسات. الى جانب كافة الشركات والمؤسسـات الخاصة، والأفـــــــــــــــــــــراد وغيرهم من من يرغب بالاستفادة من الخدمات المقدمة