بالتعاون مع بلدية ظفار هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
تنظم اللقاء التعريفي بأعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية
نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع بلدية ظفار لقاء تعريفيا بمقر البلدية حول منهجية اعداد نظام ادارة الوثائق الخصوصية ببلدية ظفار ، وذلك تحت تحت رعاية سعادة الشيخ سالم بن عوفيت الشنفري رئيس بلدية ظفار، وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وعدد من مدراء العموم والدوائر والاقسام من الجانبين.
في بداية اللقاء رحب سالم بن عوفيت الشنفري رئيس بلدية ظفار بالوفد المشارك، كما ابداء على حرص البلدية ومنذ نشاءتها على تطبيق كافة الأنظمة والقوانين وكذلك بالارتقاء بالعمل الإداري بتقسيمات البلدية المختلفة واضاف بأن العمل جاري لتطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الجهات الحكومية بالبلدية وذلك بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطني، كما اشار على قطع المختصين بقسم البريد والوثائق شوطاً كبيراً في تطبيقه على التقسيمات المعنية بالبلدية. من جانبه تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول دور الهيئة في هذا الجانب الى جانب خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام ادارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
بعدها قدم اسحاق الصقري مدير مساعد لشؤن الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق عرضاً مرئياً تطرق فيه الى خطة العمل في اعداد النظام والمراحل والاَلية المتبعة في اعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهام والأنشطة لكافة الإدارات المعنية الى جانب القيام بعملية التكشيف بعد ان تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وادوات العمل المناسبة اضافة الى اعداد نظام التصنيف الذي يسهل عملية تنظيم وادارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الأسمية، كما تناول العرض اعداد جداول مدد الاستبقاء بعد تقييم الوثائق وتحديد المصير النهائي اما الأتلاف او الحفظ الدائم الى الهيئة، واعتماد الادوات الإجرائية لنظام ادارة الوثائق الخصوصية وتدريب موظفي البلدية على استخدام هذه الأدوات الإجرائية.
فيما قدمت سعاد الراشدية عضو فريق المنظومة بالهيئة عرض اخر حول ادارة الوثائق الإلكترونية لتحقيق الزيادة والكفاءة والفعالية في المؤسسات الحكومية في ادارتها للوثائق وفي تقديم خدماتها للأفراد والمجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات فالهيئة مستمرة في المتابعة وتقديم الدعم الفني لمختلف الجهات المعنية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك من خلال عقدها لمختلف اللقاءات التعريفية تتويج للحرص الكبير بالتعريف بنظام ادارة الوثائق.
الجدير بالذكر بأن الهيئة انجزت قرابة 31 جهة حكومية من حيث اعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وقائمة الان على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام.