الضوياني يفتتح الحلقة التدريبية لشرح دليل الإجراءات

بمشاركة اكثر من 140 مشاركاً يمثلون 43 جهة حكومية…

الضوياني يفتتح الحلقة التدريبية لشرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية

افتتح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الحلقة التدريبية لشرح “دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ” وذلك بمعهد العلوم الإسلامية بجامع السلطان قابوس الأكبر والتي تستمر على مدار خمسة أيام في الفترة من 6 الى 10 مارس 2016، التي تنظمها الهيئة، تستهدف الحلقة التدريبية الجهات الحكومية الداخلة في المرحلة الثانية من مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث يشارك في هذه الحلقة اكثر من 140 موظف يمثلون 43 جهة حكومية مختلفة من تخصصي تقنية المعلومات وإدارة الوثائق . تهدف الدورة التدريبية الى شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وشرح مفاهيم واساسيات إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث ستتنوع المواضيع المطروحة على مدار الأيام الخمسة للدورة، كما سيتم التطرق الى اساسيات ومفاهيم إدارة الوثائق ونظام التصنيف وطرق التعامل معه والمفاهيم المرتبطة بنظام التصنيف، وسيتم إدارة الوثائق الإلكترونية والتطرق الى الأساسيات والمفاهيم وأفضل الممارسات في هذا المجال، بالإضافة الى المتطلبات الأساسية التي لابد ان تتوفر في أنظمة إدارة الوثائق وأنظمة إدارة المراسلات وبعض التفاصيل التي تخص موضوع رقمنة الوثائق الورقية وأفضل الممارسات في هذا الجانب، الى جانب التطرق الى بعض التفاصيل الفنية التي تخص الجانب الأمني والتوقيع الإلكتروني وارتباطه بموضوع إدارة الوثائق الإلكترونية حيث سيتم تقديم عرض اختباري لآلية استخدام التوقيع الإلكتروني المبني على تقنية PKI واستعراض بعض أنواع التوقيع الإلكتروني الأخرى.

نشر المعرفة

قال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة في افتتاح الحلقة التدريبية بأن الهيئة قد دأبت منذ نشأتها  بأهمية نشر الوعي والمعرفة حول أهمية إدارة الوثائق الإلكترونية ونظام المراسلات، من خلال الدورات التدريبية المختلفة لإيجاد كادر وظيفي قادر على ادارة نظام الوثائق الإلكترونية، وان نجاح أي عمل وجهد في أي قطاع يرتبط ارتباطاً وثيقا بمستوى معرفة ووعي العاملين فيه، واستجابتهم لكافة المتغيرات والمستجدات التي قد تطرا على ذلك المجال، لذلك دأبت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تسخير كافة الجهود والطاقات وتذليل الصعاب، لضمان ان يكون كافة المنتمين لقطاع الوثائق والمحفوظات أكفاء ملمين بكافة المستجدات، سواء منتمين لهيئة الوثائق او أي جهة حكومية اخرى، وهذا ما تعكسه اقامت مختلف الدورات التي تأتي امتداداً للجهود التي تبذلها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في سبيل النهوض بقطاع الوثائق والمحفوظات بشقيه الورقي والإلكتروني نحو بناء نظام عصري متوافق مع أحدث المعايير العالمية المعمول بها في هذا الجانب.

نظام عصري

وحول الحلقة التدريبية قال هشام الروشدي  محلل نظم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومحاضر بالحلقة التدريبية، تأتي هذه الحلقة التدريبية كامتداد للجهود التي تبذلها الهيئة في سبيل نشر الوعي والمعرفة لكافة الجهات الحكومية وضمان وجود نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق يعمل على ادارة الوثيقة منذ نشأتها وحتى تقرير مصيرها النهائي، حيث تشكل الوثائق الالكترونية جزءاً مهما ومحوريا في وثائق أي جهة حكومية خصوصاً مع التوجه الرامي الى قيام حكومة الكترونية مما يعني انتاج المزيد من الوثائق الإلكترونية. تركز هذه الحلقة التدريبية وعلى مدار الايام الخمسة المقررة لها على مواضيع متنوعة تشرح دليل الاجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية حيث تهدف الحلقة الى ضمان فهم المعنيين بالجهات الحكومية سواء من دوائر الوثائق او تقنية المعلومات للدليل ومحتوياته وافضل الممارسات التي توصى بها الجهات الحكومية في هذا المجال،  كما ان مواضيع الحلقة التدريبية تمزج بين الجانب التقني الخاص بتقنية المعلومات والجانب الخاص بإدارة الوثائق لضمان ايجاد فهم مشترك للدليل بين الدائرتين يساهم في قيام نظام متوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية.

من جانبها قالت سعادة الراشدية محللة نظم بفريق المنظومة بالهيئة ومحاضرة بالحلقة التدريبية بأن شرح الجزء الثاني من دليل الإجراءات  الوطنية لإدارة المستندات والوثائق، يعنى بتوضيح الاَلية الصحيحة لإنشاء الوثائق والتقاطها، وكيفية تسجيلها وتداولها في الأقسام والدوائر المختلفة سواء كانت الوثائق ورقية او الكترونية، واضافة الراشدية كون الحلقة تعنى بالإدارة الإلكترونية للوثائق والصلاحيات التي تعطى للمستخدمين وصولاً للمصير النهائي ودرجات السرية حسب ما نص عليه القانون العماني.