استُقبل صباح أمس الأثنين بمبنى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة مدير عام الأرشيف الوطني الهندي في.شرينيفاس ونائبه تي.حسين في زيارة للهيئة والتي ستستمر حتى يوم الخميس 2 يناير 2014م، وذلك للاطلاع على تجربة السلطنة في مجال الوثائق والمحفوظات، وذلك من خلال جولة استطلاعية بمختلف تقسيمات الهيئة التخصصية والفنية وعرض مرئي للتعريف بأنشطة الهيئة وأعمالها المختلفة، كما استقبل سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الوفد بمكتبة في بداية جولتهم بالهيئة
حيث تناول سعادة الدكتور رئيس الهيئة الحديث حول أهمية دور الوثائق والأرشيفات في كل دول العالم التي تسعى لحفظ تاريخها وبناء نُظم حديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات، مؤكدا سعادته الدور الحيوي لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في هذا المجال، كما اطلع سعادته الوفد على مهام الهيئة في تعريف المجتمع المحلي والدولي وإسهامات الهيئة في الجوانب التاريخية والحضارية للسلطنة من خلال إقامة المعارض الوثائقية والندوات المحلية والدولية، كما تحدث سعادة الدكتور حول العلاقات العمانية الهندية في مجال الوثائق والمحفوظات من خلال تبادل الخبرات والزيارات بين الطرفين في هذا المجال، ومن جهته صرح سعادة مدير عام الأرشيف الهندي حول أهمية الهيئة في حفظ الوثائق والمحفوظات والاهتمام بالتاريخ العماني مشيدا بالدور الكبير التي تقوم به الهيئة في هذا الإطار مشيرا إلى التقدم الكبير الذي تشهده الهيئة في حفظ الوثائق والمحفوظات والنشاط الفعّال الذي تقوم به الهيئة على المستوى الداخلي والخارجي، كما أكد على أهمية العلاقات التعاونية التي تجمع بين الهيئة والأرشيف الوطني الهندي المتقدمة والتي تترجم إلى تبادل الخبرات والزيارات واقامة الندوات والمعارض المشتركة، بعدها واصل الوفد جولته إلى دائرة المتابعة والدعم الفني لتقديم عرض مرئي يتحدث عن الهيئة وأهم أهدافها والاختصاصات والأعمال التي تقوم بها، وكذلك تقديم نبذة شامله حول نظام ادارة الوثائق والمحفوظات التي تعمل عليه الهيئة في الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، كما تم تقديم عرض آخر للوفد حول مشروع نظام إدارة الوثائق الالكترونية والمراسلات والذي انطلق في 2013 لتحقيق الهدف الأساسي المتمثل في زيادة كفاءة و فعالية المؤسسات الحكومية في إدارتها للمستندات والوثائق الإلكترونية (EDRMS)، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق (حكومة بأوراق أقل)، كما قدم للضيف عرضا حول إدارة المنظومة الداخلية للهيئة والتخزين الالكتروني وطرق وآليات اتاحت الوثائق الكترونيا والخطوات التي تعمل بها الهيئة الكترونيا في مختلف التقسيمات، بعدها توجه الضيوف إلى المديرية العامة لتنظيم الوثائق لأخذ جوله في المديرية العامة وإعطائهم نبذه حول أعمال المديرية وأنشطتها، حيث تم اطلاع الوفد على بعض الوثائق والمخطوطات المتاحة وآلية العمل في قسم الوثائق الخاصة، واطلع الوفد أيضا على كيفية توصيف الوثائق، كما زار الوفد قسم الميكروفيلم والاطلاع على الأعمال التي يقوم فيها.
كما يواصل الوفد زيارته للهيئة اليوم الثلاثاء حيث سيتجول الوفد في المديرية العامة للبحث وتداول الوثائق للاطلاع على أهم أنشطة وأعمال وفعاليات المديرية، وسيطلع على مراحل اعداد المعارض الوثائقية وكيفية اخراج الوثائق المخصصة للعرض والأجهزة المستخدمة في طباعة الوثائق المعدة لذلك، والتفاعل الإعلامي مع مختلف أنشطة الهيئة ممثلة بدائرة الإعلام ونشر المحفوظات، كما سيتعرف الوفد على مشروع التاريخ الشفوي والذي تسعى الهيئة من خلاله إلى توثيق وحفظ التاريخ المروي الذي يمثل جزءا من الذاكرة الوطنية إلى جانب الوثيقة المكتوبة، حيث تم تشكل فريق عمل متخصص ومدرب في مجال التاريخ الشفوي ومجهز بكل الأدوات الفنية والتقنية التي يحتاجها للعمل، والذي باشر فريق العمل في انجاز المهمة الجديرة بالاهتمام لحفظ جانبا من الإرث والمخزون العلمي والثقافي والاجتماعي والسياسي والاقتصادي والفكري والأدبي الذي تختزنه الذاكرة البشرية، بعدها سيطلع الوفد على طرق التجليد واقسام ترميم الوثائق وتعقيمها، ثم سيعقد الطرفين العماني والهندي جلسة مباحثات في مجال الوثائق والمحفوظات، وسيختتم الوفد زيارتة يوم الخميس بالاطلاع على أماكن حفظ الوثائق في بعض الوزارات المطبقة لنظام ادارة الوثائق والمحفوظات.