بحضور أصحاب السعادة ولاة ولايات محافظة جنوب الباطنة اعتمد كل من سعادة المهندس مسعود بن سعيد الهاشمي محافظ جنوب الباطنة، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائق مكتب محافظة جنوب الباطنة بمختلف تقسيماتها الهيكلية وولاياتها التابعة لها ومكاتب أصحاب الولاة بالمحافظة، وذلك استنادا إلى قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (٦٠/٢٠٠٧).

 

حيث قام مكتب محافظة جنوب الباطنة بإعداد دليل لإدارة وثائقه وفق ما نص عليه القانون ويتضمن أنواع الوثائق المتداولة بالمحافظة كافة التي تعكس المهام والأنشطة التي يقوم بها مكتب المحافظ إضافة إلى نظام تصنيف تلك الوثائق الذي يساهم في حفظ الوثائق المتعلقة بموضوع محدد تحت رمز تصنيف واحد مما يساعد على سرعة استرجاع الوثائق والبحث عنها.

 

كما تضمن الدليل جداول مدد استبقاء الوثائق الذي يحدد المدة القانونية لحفظ تلك الوثائق سواء على مستوى مكاتب العمل أو مكان حفظ الوثائق الوسيطة وما سيؤول للإتلاف أو الحفظ الدائم لدى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مما سيسهم إلى تمكين “مكتب محافظ جنوب الباطنة” من إدارة وثائقه وفق أفضل الممارسات وبما ينعكس إيجابياً على تحقيق الجودة والريادة في إدارة أعماله وأداء مهامه.

 

وأشار سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إلى أن اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء وثائق محافظة جنوب الباطنة يهدف إلى تمكين الأقسام والدوائر من تداول وثائقه وتحديد مددها وسهولة استرجاعها وتيسير المعاملات اليومية والمستمرة لسير العمل إضافة إلى تحديد الملفات والوثائق التي تشكل أهمية لترحيلها للذاكرة الوطنية بما أنجز في مجال المحافظة وأعمالها، موضحا أنه بهذا الاعتماد للنظام فقد بلغ عدد الجهات التي أنجز نظامها أكثر من 125 جهة حكومية وشركة حكومية.

 

من جانب آخر قدم هشام بن خالد الروشدي مدير إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية عرضا مرئيا عن ‘ وصول ‘ التي تطبقها الهيئة، والتي تعمل على تمكين الجهات الحكومية من إدارة وثائقها وأصولها المعلوماتية بطرق وآليات ترفع من كفاءة إدارة الوثائق بما يتماشى مع الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات في هذا المجال، وتهدف منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية ‘ وصول ‘ إلى تسريع إنجاز المعاملات وضمان سرية وحفظ الوثائق السرية بشكل آمن وتعتبر إحدى المبادرات المركزية لخطة التحول الرقمي للقطاع الحكومي.