اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة التراث والثقافة 6/6/2010
بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تعتبر وزارة التراث والثقافة الوزارة الرابعة التي أنهت العمل على إعداد هذه الجداول بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على هذه الجداول وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني 60/2007، وبالرجوع إلى مادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها ،حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع هيكل الوزارة والتقسيمات الإدارية المعنية بها بإعداد قائمة اسمية للوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية لبناء النظام والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها. وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري للوثائق وتسجيل الوثائق وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح المجتمع. وعلى هذا الأساس يُمكِّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي وفي هذا الصدد قامت وزارة التراِث والثقافة بإنشاء دائرة للوثائق تتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.