اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه 29/3/2010
اعتمد معالي الشيخ عبدالله بن سالم الرواس وزير البلديات الإقليمية وموارد المياه وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة وجداول مدد استبقائها وذلك بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، كما حضر المناسبة عدد من المسؤولين بالوزارة والهيئة، الجدير بالذكر أن وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه هي ثالث وحدات الجهاز الإداري للدولة الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات التي أنهت العمل على إعداد نظام التصنيف لوثائقها وتحديد مدد استبقائها بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها إجازة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية. وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/ 2007، وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها ، وعلى كل جهة، بالتنسيق مع الهيئة، إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها. لذا، قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية للوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية لبناء النظام والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها. وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري للوثائق الذي يشمل على فهرسة الوثائق وإعدادها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سوف يساعد على تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. ويطبق هذا النظام في جميع التقسيمات الإدارية سواء للوثائق جارية الاستعمال الوسيطة للدورة الوثائقية ويسهم في تدعيم نجاح العمل الإداري ومردويته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها من ناحية أخرى، كما يساعد على تحسين ورفع شأن الإدارة وإظهار صورتها في المجتمع . وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي. وقامت دائرة الوثائق بوزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه تطبيقا لمقتضيات المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات بتطبيق الأدوات الإجرائية من جداول مدد استبقاء ونظام تصنيف الوثائق ومساعدة الموظفين وتدريبهم على استخدام هذه الأدوات وفق الآليات المعتمدة في هذا المجال. ويدخل ها النظام حيز التنفيذ بعد الخضوع إلى فترة تجريبية تعمل فيها دائرة الوثائق بالوزارة على تطبيق آليات العمل بهذا النظام وتدريب المعنيين على طرق تطبيقه بمختلف التقسيمات الإدارية. ويتميز نظام التصنيف بقدرته على التعرف وسرعة الوصول للملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق و الملفات الراجعة إلى وحدة حكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف. من جانبه صرح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، فقال: “نحن سعداء بإنجاز نظام إدارة الوثائق بوزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه والذي تم بالتنسيق مع المختصين بالوزارة، من خلال الجهود المتواصلة بين المعنيين في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ووزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه تحت إشراف ودعم من معالي الشيخ عبدالله بن سالم الرواس وزير البلديات الإقليمية وموارد المياه الموقر، فقد تمكنت الهيئة من تحقيق الأهداف والغايات التي وردت في قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني 60/2007م، وقد شمل إجراء بناء النظام في وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه إعداد فهرس متكامل بأنواع الوثائق الخصوصية للوزارة مبنيا على الاختصاصات والمهام التي تقوم بها، وإعداد القائمة الاسمية بنوعية الملفات المتداولة ومكوناتها من الوثائق، ثم يعد لها نظاماً للتصنيف وتحديد مدد الاستبقاء، وقد واكبت وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه هذا الموضوع من خلال إنشائها دائرة خاصة للوثائق تتبع معالي الوزير وتعيين المختصين والتي ستقوم بدور فاعل بمساعدة تقسيمات وهياكل الوزارة في تطبيق أدوات وإجراءات هذا النظام، ويعتبر اعتماد معالي الشيخ عبدالله بن سالم الرواس وزير البلديات الإقليمية وموارد المياه كثالث وحدة حكومية يعتمد فيها نظام إدارة الوثائق وفق قانون الوثائق والمحفوظات بعد وزارتي الخدمة المدنية والشؤون الرياضية. وفي ختام تصريحه وجه سعادته شكره وتقديره إلى مسؤولي وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه قائلا: “من هنا أود أن أوجه رسالة شكر وتقدير إلى جميع مسؤولي وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه وعلى رأسها معالي الشيخ الوزير الموقر على التعاون والتنسيق الذي لمسناه منهم خلال فترة إعداد هذا النظام