اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة للمخازن و الاحتياطي الغذائي 22/11/2011
اعتمد سعادة الدكتور راشد بن سالم المسروري الرئيس التنفيذي للهيئة العامة للمخازن والاحتياطي الغذائي الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية للهيئة بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حيث تم اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية . وقد تم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها إجازة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 / 2007 .وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالهيئة .. وتمثل هذه الأدوات الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال .ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها من ناحية أخرى مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.وباعتماد هذا النظام بالهيئة العامة للمخازن والاحتياطي الغذائي يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة ومتقدمة .وصرح سعادة الدكتور الرئيس التنفيذي للهيئة العامة للمخازن والاحتياطي الغذاني إن نظام إدارة الوثائق والمحفوظات يعتبر واحدا من أهم المشاريع الوطنية وهو يُشكل إضافة مهمة للهيئة وذاكرة وطنية يستفاد منها وفق رؤية عصرية إضافة إلى الفوائد والمميزات التي يقدمها هذا النظام ومنهجية العمل المتقنة والقوانين المرتبطة به . ويعد انتقاء الوثائق للذاكرة الوطنية من الإنجازات التي حققتها الهيئة العامة للمخازن والإحتياطي الغذائي وكذلك تحقيقا للغاية المنشودة من إنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية .وأعرب سعادته عن سروره لانضمام الهيئة العامة للمخازن والإحتياطي الغذائي إلى منظومة الجهات المرتبطة مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في هذه المرحلة المتقدمة من العمل الوثائقي الذي تسعى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لتحقيقه.وقال إن أهمية هذا النظام تنبع من واقع الحاجة إلى وجود نظام يتيح للملفات والوثائق الخصوصية بالهيئة العامة للمخازن والاحتياطي الغذائي وحدة المنشأ ومرورها بالدورة العمرية أكانت (جارية – أو وسيطة – أو مصير نهائي) ووضع جداول مدد استبقاء لها يزيح عن كاهل الهيئة الأعباء المترتبة من تراكم هذه الملفات وفقدانها أو ضياعها ويزيد من القدرة على الاستدلال عليها وسهولة الوصول إليها وإرجاعها وكل ذلك ينعكس إيجابا على نجاح العمل الإداري ويحد من الاجتهادات الشخصية في كيفية التعامل مع الوثائق والملفات ناهيك عما قد يُصيِبُها من تلف أو ضياع نتيجة سوء التعامل معها.