هل يمكن للجهة المعنية أن تطلب فريق فني لمتابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق؟

نعم يمكن ذلك بمخاطبة رسمية.

هل نظام إدارة الوثائق الحديث يعتمد على الجانب الورقي أم الإلكتروني؟

جاء في تعريف الوثيقة في القانون العماني للوثائق: (أيا كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها) فالقانون العماني يتبنى النظرة الشمولية وإمكانية تطبيق نظام إدارة الوثائق بأشكال عدة حسب حاجة وإمكانات الجهة المعنية، فإذا كانت الجهة لديها توجه عصري لإدارة الوثائق بالطريقة الإلكترونية فيمكنها ذلك بعد الرجوع للهيئة واستيفاء المواصفات القياسية المحددة والمنظمة لهذا الجانب.

هل يتم الموافقة على مواصفات الحافظات والملفات من قبل الهيئة؟

نعم، ويتم ذلك بعد استلام شهادة من وزارة التجارة والصناعة تثبت تطابقها مع المقاييس الفنية المعتمدة من قبل الهيئة.

هل هنالك معمل خاص وآلات خاصة بعملية اتلاف الوثائق ؟

نعم ، تمتلك الهيئة معمل آلي خاص بعمليات الاتلاف يتعامل بالمواصفات العالمية في الشأن، ويقوم بعمليات اتلاف آمنه ومطابقة لمواصفات الأمن والسلامة وكذلك أمن البيئة.

هل نظام إدارة الوثائق الحديث يعتمد على الجانب الورقي أم الإلكتروني؟

جاء في تعريف الوثيقة في القانون العماني للوثائق: (أيا كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها) فالقانون العماني يتبنى النظرة الشمولية وإمكانية تطبيق نظام إدارة الوثائق بأشكال عدة حسب حاجة وإمكانات الجهة المعنية، فإذا كانت الجهة لديها توجه عصري لإدارة الوثائق بالطريقة الإلكترونية فيمكنها ذلك بعد الرجوع للهيئة واستيفاء المواصفات القياسية المحددة والمنظمة لهذا الجانب.

ما هو دور الهيئة في إعداد أماكن حفظ الوثائق الوسيطة؟

دورها يكمن في مساعدة الجهات المعنية من حيث:
– إعداد التقارير الفنية حول متطلبات أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
– تعميم المواصفات الفنية ومتابعة تطبيقها على أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
– الإشراف الدوري على أماكن حفظ الوثائق الوسيطة للتأكد من توفير كافة إجراءات أمن وسلامة الوثائق.

ما هو دور الهيئة في إعداد أماكن حفظ الوثائق الوسيطة؟

دورها يكمن في مساعدة الجهات المعنية من حيث:
– إعداد التقارير الفنية حول متطلبات أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
– تعميم المواصفات الفنية ومتابعة تطبيقها على أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
– الإشراف الدوري على أماكن حفظ الوثائق الوسيطة للتأكد من توفير كافة إجراءات أمن وسلامة الوثائق.

دائرة الإطلاع على الوثائق والمحفوظات

ماهي الضوابط والإجراءات الداخلية للاطلاع على المحفوظات؟

أولاً: التسجيل:
1. يجب على الراغبين في الاستفادة من خدمات قاعة الاطلاع لأول مرة تسجيل بيانتهم الشخصية لدى موظف الاستقبال وتقديم ما يثبت هويتهم. ثم تعبئة الاستمارة المخصصة لهذا الغرض، أما الطلبة الدارسين فعليهم إحضار ما يثبت قيدهم الدراسي.
2. يقوم موظف الاستقبال بصرف بطاقة مستفيد للباحث تحدد صلاحيتها وفق فترات زمنية حسب الغرض من البحث وتنقسم إلى:
أ‌- بطاقة مستفيد صالحة لمدة عام لطلبة الدراسات العليا العمانيين والمقيمين في السلطنة.
ب‌- بطاقة مستفيد صالحة لمدة ستة أشهر لطلبة الدراسات الجامعية وللأغراض البحثية الأخرى للعمانيين والمقيمين في السلطنة.
ج‌- بطاقة مستفيد صالحة لمدة شهر واحد لمن يتطلب بحثهم فترة مؤقتة وللزائرين من خارج السلطنة.
• ثانياً: إجراء الدخول للقاعة :
1. يجب على المستفيد تقديم بطاقة المستفيد وما يثبت هويته لموظف الاستقبال في كل زيارة له.
2. على المستفيد تسجيل الدخول إلى قاعة الاطلاع في السجل المخصص لذلك.
3. لا يسمح باصطحاب أي مواد أو أجهزة لقاعة الاطلاع باستثناء الأوراق وقلم رصاص والوثائق الشخصية والنقود والمصوغ وكل شيء ثمين، ويجب على المستفيد وضع أغراضه الشخصية في الخزانة المخصصة لهذا الغرض، ويبقى مفتاح الخزانة في عهدته إلى وقت مغادرته لقاعة الاطلاع، ولا تتحمل الهيئة مسؤولية فقدان أي عهدة تخص المستفيد.
4. لا يسمح الوصول إلى قاعة الاطلاع إلا بعد استيفاء الإجراءات المنصوص عليها أعلاه.

• ثالثاً: ضوابط الاطلاع داخل القاعة:
1. يحق للموظف توجيه المستفيد للجلوس على طاولة معينة وذلك لأغراض العمل.
2. يمنع الجدال أو النقاش مع الموظفين حول السياسات المعمول بها في الهيئة، وإن كانت هناك ملاحظات يتم تقديمها مكتوبة ووضعها في صندوق المقترحات والشكاوى.
3. يجب الالتزام بالنظام ومراعاة الهدوء داخل قاعة الاطلاع.
4. يمنع الأكل والشرب والتدخين داخل القاعة.
5. يمكن للمستفيد الاستفسار أو طلب المساعدة من الموظف المختص.
6. يحق للموظف المسؤول عن القاعة أن يطلب من المستفيد مغادرة القاعة لأي سبب طارئ أو بسبب إخلاله بالنظام داخل القاعة.
• رابعاً: قواعد استنساخ المحفوظات :
1. يحق للمستفيد طلب نُسخ من المحفوظات بنسبة 30% في اليوم الواحد.
2. تسلم نسخ المحفوظات المطلوبة للمستفيد فور الانتهاء من إجراءات النسخ، مع احتمالية تأجيل التسليم لليوم التالي حسب ظروف العمل.
• خامساً: سداد الرسوم :
1. يتم سداد الرسوم المستحقة عن نُسخ المحفوظات باستخدام بطاقة الائتمان الإلكترونية.
• سادساً: إجراء المغادرة :
1. على المستفيد إرجاع مفتاح الخزانة إلى الموظف المختص .
2. على المستفيد التوقيع بالمغادرة في السجل المخصص لذلك .
• سابعاً: ساعات العمل في قاعة الاطلاع:
أيام الدوام الرسمي من الساعة 8:30 صباحاً إلى 1:30 مساءً.

ماهي الضوابط والإجراءات العامة للإطلاع على المحفوظات؟

قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
المادة (1)
يكون الاطلاع على المحفوظات لدى الهيئة وفقاً للقواعد والإجراءات الآتية:

1. للمستفيد استعمال الحواسيب الموجودة بقاعة الاطلاع للبحث عن مراجع الوثائق المراد الاطلاع عليها، وله طلب المساعدة من مشرف القاعة.
2. للمستفيد استعمال أدوات البحث الورقية المتاحة بقاعة الاطلاع على أن يتم إرجاعها إلى أماكنها عند الانتهاء من استعمالها.
3. للمستفيد طلب أربعة ملفات في اليوم الواحد، ولا يجوز إتاحة أكثر من ملف واحد أو وحدة وثائقية في الوقت نفسه، وعلى المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له قبل الحصول على وثائق أخرى.
4. يتم الاطلاع على المحفوظات داخل قاعة الاطلاع، ويكون المطلع مسؤولا عن المحفوظات التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف القاعة.
5. على المستفيد إبلاغ مشرف قاعة الاطلاع عن كل وثيقة ممزقة أو مشوهة عند تسلمها.
6. على المستفيد المحافظة على الترتيب الذي أسند للمحفوظات داخل الملف، وإعلام المشرف على قاعة الاطلاع عن أي ملف به خلل في ترتيب وثائقه.
7. على المستفيد استخدام المحفوظات التي تتاح له بكل عناية، ويمنع الرسم أو الكتابة عليها أو ثنيها أو إحداث أي ضرر فيها.
8. على المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له إلى مشرف قاعة الاطلاع بالحالة التي كانت عليها وقت تسلمها.
9. للمستفيد حجز ملف واحد ليومي عمل متتاليين، على أن يعود إلى القاعة في اليوم التالي.

المادة(2)
يجوز لكل شخص سمح له بالاطلاع على المحفوظات أن يحصل على نسخ أو صور أو مضامين من هذه المحفوظات طبقا للقواعد والإجراءات الآتية:

1. يقدم طلب استنساخ المحفوظات إلى المشرف على قاعة الاطلاع، وفقا للنموذج المعد لذلك.
2.يتم استنساخ المحفوظات في الحدود التي تسمح بها مقتضيات الحفظ السليم لمتن المحفوظات، وتلبية أغراض البحوث، والاستشهاد بها وفقا للعدد الذي تسمح به الهيئة.
3. يمنع تداول المحفوظات المنسوخة واستعمالها في أغراض تجارية أو نفعية إلا بموافقة كتابية من الهيئة.
4. للمستفيد أن يحصل على نسخ ومضامين مصدق بصحتها من المحفوظات التي تخصه، بعد تقديم طلب على النموذج المعد لذلك، وسداد الرسوم المقررة.
5.للمستفيد الحصول على نسخ ورقية أو إلكترونية من المحفوظات الموجودة بالهيئة، بعد سداد الرسوم المقررة لذلك.

ماهي الضوابط والإجراءات العامة للإطلاع على المحفوظات؟

قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية
المادة (1)
يكون الاطلاع على المحفوظات لدى الهيئة وفقاً للقواعد والإجراءات الآتية:

1. للمستفيد استعمال الحواسيب الموجودة بقاعة الاطلاع للبحث عن مراجع الوثائق المراد الاطلاع عليها، وله طلب المساعدة من مشرف القاعة.
2. للمستفيد استعمال أدوات البحث الورقية المتاحة بقاعة الاطلاع على أن يتم إرجاعها إلى أماكنها عند الانتهاء من استعمالها.
3. للمستفيد طلب أربعة ملفات في اليوم الواحد، ولا يجوز إتاحة أكثر من ملف واحد أو وحدة وثائقية في الوقت نفسه، وعلى المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له قبل الحصول على وثائق أخرى.
4. يتم الاطلاع على المحفوظات داخل قاعة الاطلاع، ويكون المطلع مسؤولا عن المحفوظات التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف القاعة.
5. على المستفيد إبلاغ مشرف قاعة الاطلاع عن كل وثيقة ممزقة أو مشوهة عند تسلمها.
6. على المستفيد المحافظة على الترتيب الذي أسند للمحفوظات داخل الملف، وإعلام المشرف على قاعة الاطلاع عن أي ملف به خلل في ترتيب وثائقه.
7. على المستفيد استخدام المحفوظات التي تتاح له بكل عناية، ويمنع الرسم أو الكتابة عليها أو ثنيها أو إحداث أي ضرر فيها.
8. على المستفيد إرجاع المحفوظات التي أتيحت له إلى مشرف قاعة الاطلاع بالحالة التي كانت عليها وقت تسلمها.
9. للمستفيد حجز ملف واحد ليومي عمل متتاليين، على أن يعود إلى القاعة في اليوم التالي.

المادة(2)
يجوز لكل شخص سمح له بالاطلاع على المحفوظات أن يحصل على نسخ أو صور أو مضامين من هذه المحفوظات طبقا للقواعد والإجراءات الآتية:

1. يقدم طلب استنساخ المحفوظات إلى المشرف على قاعة الاطلاع، وفقا للنموذج المعد لذلك.
2.يتم استنساخ المحفوظات في الحدود التي تسمح بها مقتضيات الحفظ السليم لمتن المحفوظات، وتلبية أغراض البحوث، والاستشهاد بها وفقا للعدد الذي تسمح به الهيئة.
3. يمنع تداول المحفوظات المنسوخة واستعمالها في أغراض تجارية أو نفعية إلا بموافقة كتابية من الهيئة.
4. للمستفيد أن يحصل على نسخ ومضامين مصدق بصحتها من المحفوظات التي تخصه، بعد تقديم طلب على النموذج المعد لذلك، وسداد الرسوم المقررة.
5.للمستفيد الحصول على نسخ ورقية أو إلكترونية من المحفوظات الموجودة بالهيئة، بعد سداد الرسوم المقررة لذلك.

قسم الترميم

هل تقوم الهيئة بترميم الوثائق؟ وهل هنالك رسوم مالية مفروضة؟

نعم بدون رسوم مالية

هل يمكن إعادة الحبر المفقود من خلال عمليات الترميم؟

عمليات الترميم فقط تقتصر على إعادة وتقوية الحامل الورقة للوثيقة، وعلى تثبيت الأحبار المتبقية، وعدم إضافة أي شيء على المحتوى.

هل التغليف الحراري يفيد في الحفاظ على الوثيقة؟

التغليف الحراري لا يساعد في الحفاظ على الوثيقة؛ وإنما يعمل على امتصاص الخصائص المائية نتيجة الحرارة العالية أثناء التغليف، وتكون النتيجة على المدى الطويل مدمرة للوثيقة؛ حيث تفقد القدرة على الشد والثني، ومع تكسر طبقة البلاستيك تبدأ الوثيقة بالتكسر، وكذلك فإن الوثيقة تكون عرضة للاصفرار وفقدان بريق الحبر.

هل يمكن تقوية الحبر الباهت في الوثيقة؟

يمكن فقط تثبيت الحبر المتبقي بدرجته الحالية، وتنظيف ما حوله وهذا بدوره يمكن أن يرفع مستوى وضوح الحبر درجة بسيطة.

هل يمكن إزالة التغليف الحراري؟

في حالات كثيرة يمكن إزالة التغليف الحراري والمحافظة على الوثيقة، من خلال مادة الإيثيل أسيتات، ومادة تيتراكلوروإيثيلين، والذي يستخدم في حمام مائي دافئ، وتبدأ عملية نزع التغليف يدوياً.

قسم الوثائق الخاصة

ما هي شروط تسجيل الوثائق الخاصة؟ اعلانات المركز الوطني للإختبار المعرض الدائم للوثائق والمحفوظات الوطنية طلب زيارة الى الهيئة شاهد وصف المؤتمر الدولي السابع “العلاقات العُمانية البريطانية

احضار الوثائق الخاصة المراد تسجيلها مع احضار البيانات الشخصية

ماذا يستفيد المواطن الملاك أو الحائز للوثائق الخاصة من الخدمات المقدمة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لهم؟

حفظ وثائقه الكترونيا بملف خاص باسمه، يمكن الرجوع إليه مستقبلا في حالة تلف أو ضياع وثائقه، بالإضافة إلى تعقيمها وترميمها، وحفظها في ملفات وحقائب خاصة

ماهي مواصفات أو معايير الوثائق أو المخطوطات المراد بيعها للهيئة؟

أن تكون ذات قيمة تاريخية أو علمية ويمكن الاستفادة منها

ماهي مواصفات أو معايير الوثائق أو المخطوطات المراد بيعها للهيئة؟

أن تكون ذات قيمة تاريخية أو علمية ويمكن الاستفادة منها

لماذا نحفظ الوثائق الخاصة في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؟

باعتبارها الأرشيف الوطني للدولة، ومقصدا للباحثين والدارسين، وهي البيئة المناسبة لحفظ الوثائق والمحفوظات

هل تأخذ أصل الوثائق الخاصة من المواطن ؟

لا وانما يتم استنساخها الكترونيا